Dengan memiliki email bisnis para pelaku bisnis yang baru mulai beralih ke digitalisasi usaha dapat membantu brand bisnis yang sedang dibangun terlihat lebih profesional dimata costumers. Ada banyak platform yang bisa digunakan untuk membuat email bisnis bagi perusahaan, selain Google atau Yahoo. Salah satu platform tersebut adalah Zoho Mail.
Apa itu Zoho Mail ?
Zoho Mail adalah salah satu platform penyedia email yang lebih khusus ditargetkan bagi mereka yang mempunyai bisnis dan para pengguna profesional di bidangnya. Mengingat target penggunanya, maka platform yang satu ini membebaskan para penggunanya dari ads atau iklan dan lebih memilih menggunakan antarmuka atau interface yang lebih bersih dengan design minimalis namun mempunyai fitur- fitur yang menarik serta berguna.
Zoho Mail menawarkan banyak fitur- fitur email yang dapat digunakan untuk membangun brand bisnis. Zoho Mail mempunyai banyak kelebihan salah satunya adalah penggunanya dapat menggunakan email domain mereka sendiri dengan menggunakan provider dari Zoho. Zoho Mail juga menyediakan paket layanan gratis bagi setiap penggunanya. Namun bila ingin mengatifkan berbagai macam fitur yang ada, anda dapat mengupgradenya ke versi berbayar.
Fitur- fitur Zoho Mail
Pengguna Zoho Mail akan dapat menikmati webmail dengan fitur- fitur powerful jika dibandingkan dengan email clients yang lain. Zoho memberikan kontrol penuh bagi para penggunanya untuk mengatur inbox mereka. Disamping menawarkan email, Zoho juga mempunyai fitur- fitur seperti Zoho Docs, Zoho Connect, Zoho Chat, Zoho Writer, Zoho Show, Zoho Sheet, Zoho Docs, Zoho Sites and Zoho ShowTime.
Salah satu fitur yang juga menarik pengguna adalah Zoho Docs seperti layaknya Google Docs. Fitur ini memungkinkan penggunanya untuk dapat membuat, berkolaborasi, melakukan penyuntingan atau edit dokumen bersama, membuat presentasi, membuka dokumen excel hanya dengan online editor. Tidak mengherankan jika fitur yang lengkap ini menjadi pilihan banyak penggunanya.
Cara Mudah Membuat Email Bisnis Gratis Dengan Menggunakan Zoho Mail
1. Langkah pertama adalah kunjungi situs Zoho Mail untuk melakukan Registrasi melalui link berikut https://www.zoho.com/mail/.
Setelah masuk halaman utama Zoho Mail terdapat 2 pilihan yaitu :
- Email Bisnis
- Email Pribadi
Langsung pilih Email Bisnis Klik Daftar Gratis.
2. Setelah itu muncul tampilan berikut, Scroll kebawah lalu pilih Paket Gratis Selamanya dan Klik Daftar Sekarang.
3. Selanjutnya isikan Nama Domain aktif yang anda miliki setelah itu klik Add.
4. Langkah selanjutnya isikan Identitas Diri anda dengan benar dan Klik Proceed.
Keterangan :
- Name : Isikan dengan nama lengkap anda
- Administrator : isi dengan nama email yang akan anda gunakan. contonya saya mengisikan dengan : admin@aburochmansidik.my.id
- Mobile Phone : Masukan nomor handphone yang valid untuk mendapatkan kode OTP
- Password : Gunakan password yang unik dan tidak mudah ditebak
- Contact Email : Isi dengan email yang aktif yang anda gunakan sekarang
5. Setelah itu muncul tampilan berikut, lalu Klik Sign Up.
6. Langkah selanjutnya Masukan kode verifikasi yang anda terima di handphone anda dan Klik Verifikasi Telepon Seluler.
7. Selanjutnya adalah melakukan Domain Setup dengan Klik Choose dan Pilih Others.
8. Setelah itu mucul tampilan berikut, Anda bisa memilih salah satu dari 3 pilihan metode untuk melakukan verifikasi domain, yaitu TXT, CNAME, dan HTML.
Pada tutorial ini, saya akan menggunakan TXT Method. Yang perlu dilakukan adalah mencatat informasi yang diberikan, yaitu:
- Name/Host/Alias/TXT
- Value/Point To/Destination
Selanjutnya anda bisa mengikuti langkah panduan yang diberikan Zoho Mail
A. Login ke Penyedia Layanan Domain yang anda gunakan untuk Registrasi Zoho Mail. Disini saya menggunakan layanan Domain dari ID CloudHost. Setelah itu silahkan masuk ke bagian Domain dan Pilih Kelola Domain.
B. Setelah itu pilih menu DNS Management.
C. Selanjutnya untuk menambahkan TXT Record Klik Add Record.
D. Silahkan salin Text Method yang di berikan Zoho Mail, setelah itu isikan kedalam Add New Record. Jika informasinya telah benar Klik Add Record.
E. Jika sudah menambahkan Add Record Klik Save Changes, anda akan melihat penambahan DNS record tersimpan pada sistem sebagai berikut:
F. Setelah itu anda bisa melakukan Verifikasi pada halaman Domain Setup Zoho Mail. Klik Verify by TXT.
9. Pada langkah selanjutnya, anda akan diarahkan untuk membuat Username untuk admin akun Zoho Mail Anda. Isikan username pada kolom yang disediakan dan klik Create Account.
10. Setelah berhasil membuat akun admin, anda bisa menambahkan user lain di dalam akun Zoho Mail Anda. Hal ini bermanfaat bagi email bisnis dengan banyak pengguna. Silakan klik Proceed to Add Users. Jika tidak ingin menambahkan user lain, anda bisa Klik Skip >.
11. Selanjutnya anda bisa menambahkan grup email. Grup ini misalnya adalah departemen dari perusahaan anda atau yang lainnya. Silakan klik Proceed to Create Groupsuntuk melakukannya. Jika tidak ingin membuat Group, anda bisa Klik Skip >.
12. Pada tahap selanjutnya anda anda harus melakukan Configure Email Delivery.
Untuk Configure Email Delivery anda di wajibkan untuk menambahkan MX Records. Yang perlu dilakukan adalah mencatat informasi yang diberikan, yaitu:
- Host Name
- Address
- Priority
Selanjutnya anda bisa mengikuti langkah panduan yang diberikan Zoho Mail
A. Buka kembali DNS Management seperti langkah sebelumnya dan Klik Add Record.
B. Silahkan salin 3 MX Records yang di berikan Zoho Mail, setelah itu isikan kedalam Add New Record. Jika informasinya telah benar Klik Add Record.
C. Jika sudah menambahkan Add Record Klik Save Changes, anda akan melihat penambahan MX Records tersimpan pada sistem sebagai berikut:
D. Setelah itu anda bisa melakukan Verifikasi pada halaman Domain Setup Zoho Mail. Klik MX Lookup.
E. Jika berhasil terhubung akan muncul muncul Pop Up sebagai berikut dan Klik OK.
13. Pada langkah selanjutnya anda harus mengkonfigurasi SPF/DKIM.
Pengeturan SPF/DKIM pada Zoho Mail berfungsi untuk mengelola email spam, anda menambahkan tanda tangan digital untuk memvalidasi bahwa email yang anda kirimkan memang berasal dari akun anda. Yang perlu dilakukan adalah mencatat informasi yang diberikan, yaitu:
- TXT – Host/Name
- TXT Value
Selanjutnya anda bisa mengikuti langkah panduan yang diberikan Zoho Mail
A. Buka kembali DNS Management seperti langkah sebelumnya dan Klik Add Record.
B. Silahkan salin TXT Records yang di berikan Zoho Mail, setelah itu isikan kedalam Add New Record. Jika informasinya telah benar Klik Add Record.
C. Setelah itu anda bisa mengaktifkan DKIM (DomainKeys Identified Mail)sebagai digital signature email Zoho Mail anda. Klik Proceed to Configure DKIM.
D. Aktifkan DKIM menjadi dalam keadaan Enabled. Kemudian, Klik Back to Setup.
14. Tahapan selanjutnya adalah melakukan migrasi email. Hal ini bermanfaat bagi Anda yang telah menggunakan layanan email lain sebelumnya. Terdapat 5 pilihan migrasi yang bisa dilakukan:
- Migrasi IMAP/POP
- Migrasi dari layanan G Suite untuk pengguna Google
- Migrasi dari layanan Office 365
- Migrasi dari Microsoft Exchange Server
- Zoho Exchange Migration Wizard
Silakan tentukan migrasi mana yang ingin Anda gunakan, dan lakukan langkah berikut:
Klik Proceed to Migrate pada bagian Email Migration di halaman Domain Setup. Jika tidak ingin melakukannya, anda dapat Klik Skip >.
15. Jika ingin melakukan Proceed to Migrate, silakan Anda mengisikan informasi pada kolom yang disediakan sesuai jenis migrasi yang diinginkan, antara lain:
Keterangan :
- Migration Name. Nama untuk langkah migrasi yang akan Anda lakukan.
- Migration Protocol. Jenis migrasi yang akan dilakukan (App, POP, IMAP).
- Server Type. Layanan yang Anda gunakan (Gsuite, Office 365, Exchange).
- Layanan yang akan dimigrasikan (Mail, Contacts, Calendar).
- Maximum Connection Limit. Silakan tentukan jumlah koneksi maksimum, antara 0 hingga 50.
- Exclude Folder List. Folder yang ingin dikecualikan dari proses migrasi.
- Do not list migrated mails in POP. Biarkan dalam keadaan default, Yes.
- Storage usage during migration. Tentukan jumlah storage yang akan digunakan selama proses migrasi berjalan. Jika ragu, biarkan dalam keadaan default.
Setelah mengisikan semua informasi dengan benar, silakan Klik Authenticate. Selanjutnya, Klik Back to Setup untuk melanjutkan setting.
16. Dilangkah selanjutnya Zoho Mail akan sedikit memberitahukan bahwa Zoho Mail merupakan layanan multiplatform, Zoho Mail memungkinkan anda untuk mengelola email di manapun dan kapanpun. Untuk melakukannya, anda bisa menggunakan aplikasi mobile yang sudah disediakan baik untuk Androiddan iOS.
Keterangan :
- Zoho Mail Admin App bisa digunakan oleh administrator untuk mengelola pengguna, mereset password, dan task lainnya dengan hak akses admin.
- Zoho Mail Inbox Insight merupakan aplikasi untuk mengelola notifikasi email yang diterima berdasar pengirim dan folder email tertentu yang penting.
- Zoho Mail adalah aplikasi utama untuk mengirim dan menerima email menggunakan layanan Zoho secara mobile
Sampai ketahap ini anda dapat meng Klik Skip >.
17. Pada tahapan ini anda sudah bisa menggunakan layanan Zoho Mail dengan domain tersebut. Silakan klik Go to Workplaceuntuk masuk ke halaman Dashboard Zoho Mail.
18. Setelah itu anda disambut dengan layanan Selamat Datang.
19. Pada langkah selanjutnya anda bisa langsung mencoba layanan Zoho Mail dengan Domain sendiri. Silakan Klik Menu Mail.
20. Setelah di Klik pertama kali akan muncul Pop Up berikut.
21. Setelah itu Klik menu New Mail atau Surat Baru.
22. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut, perhatikan baik-baik terdapat nama anda dan alamat email berdomain yang anda daftarkan. Silahkan isi pesannya dan Klik Kirim.
23. Buka alamat email penerima dan lihat tampilan pada inbox email pengirim yang menunjukkan email domain anda sendiri.
24. Sampai tahap ini anda sudah berhasil membuat email bisnis dengan Zoho Mail, silahkan eksplorasi sendiri fitur-fitur lain yang disediakan oleh Zoho Mail.
Kesimpulan
Dengan menggunakan Zoho Mail akan membantu produktivitas dari pekerjaan dan bisnis anda. Zoho Mail juga merupakan platform email yang bebas iklan dengan tampilan minimalis tapi juga mempunyai fitur serta opsi yang lengkap dan kompleks. Dari pembahasan di atas, penyedia pembuatan email ini sangat menjanjikan pengalaman penggunaan yang cepat dan bersih.
Ditambah lagi Zoho Mail mempunyai fitur yang tidak akan anda temukan di email clients yang lainnya baik yang berbayar maupun gratis. Pengguna tidak perlu lagi harus berurusan dengan peningkatan atau update perangkat lunak (software) dan pengguna cukup hanya menikmati kontrol inbox atau kotak masuk mereka serta fitur lainnya.
Penutup
Berbekal membeli domain, anda sudah berhasil membuat email yang terlihat lebih profesional dengan Zoho Mail. Sebagai layanan email, Zoho Mail memang memang memiliki banyak fitur dan tak kalah dengan Google Mail.
Bahkan Free Plan mereka bisa Anda gunakan selamanya. Sayangnya, terdapat beberapa batasan penggunaan seperti bandwidth hanya 5GB saja dan attachment limit sebesar 25 MB. Untuk meninggkatkannya anda harus menggupgradenya ke versi berbayar.
Demikianlah tutorial bagaimana Cara Mudah Membuat Email Bisnis Gratis Dengan Menggunakan Zoho Mail. Semoga informasi di atas bermanfaat dan bila mengalami kesulitan dalam mengikuti tutorial di atas silahkan tinggalkan pesan dikolom komentar dibawah.