Work Breakdown Structure (WBS)

Work Breakdown Structure (WBS) merupakan pembagian pekerjaan-pekerjaan besar menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil.

Manfaat :
  1. Memudahkan pembuatan jadwal proyek dan estimasi ongkos.
  2. Menentukan siapa yang harus bertanggungjawab.

Peran Penting WBS
  1. Menjelaskan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
  2. Menciptakan sense of urgency.
  3. Dapat mencegah scope creep (Lingkup proyek yang terus berubah)
  4. Menyediakan control
  5. Merupakan baseline lingkup

Proses Penyusunan WBS
  1. Tentukan aktivitas-aktivitas yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek
  2. Mulailah dengan tujuan tingkat tinggi terlebih dahulu, biasanya berupa fase-fase proyek atau deliverables utama, dan sebagainya.
  3. Untuk masing-masing  WBS entry  hingga pada level terendah (unit kerja ataupun aktivitas dan tugasnya)

Panduan Membangun WBS
  1. Sebuah unit kerja hanya boleh muncul satu kali dalam WBS
  2. Isi pekerjaan dalam sebuah titik di WBS merupakan penjumlahan dari pekerjaan di titik-titik di bawahnya
  3. WBS harus konsisten dengan pekerjaan yang harus dilakukan
  4. Para anggota tim proyek harus terlibat dalam pembuatan WBS untuk memastikan konsistensi dan ketepatgunaannya.
  5. Tiap titik dalam WBS harus terdokumentasi untuk memastikan pemahaman yang akurat terhadap lingkup kerja
  6. WBS harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan selama pengerjaan proyek

Pelengkap WBS
  1. WBS Dictionary Merupakan dokumen yang menjelaskan informasi detail tentang titik-titik dalam WBS
  2. Scope baseline Merupakan dokumen yang berisi pernyataan lingkup proyek WBS dan WBS dictionary, yang digunakan sebagai penentu performansi proyek

Contoh WBS  Berdasar Produk dengan struktur pohon

Contoh WBS Berdasar Produk dengan struktur pohon

Contoh WBS dengan Struktur Tabular

1.0 Web Site Design
  1.1 Site Map
  1.2 Graphic Design
  1.3 Programs
2.0 Home Page Design
  2.1 Text
  2.2 Images
  2.3 Hyperlinks
3.0 Marketing Pages
  3.1 Text
  3.2 Images
  3.3 Hyperlinks
4.0 Sales Pages
  4.1 Text
  4.2 Images
  4.3 Hyperlinks

Contoh WBS berdasar Fase dengan Struktur Pohon

Contoh WBS berdasar Fase dengan Struktur Pohon

Contoh WBS dengan Struktur Tabular

1.0 Concept
    1.1 Evaluate current systems
    1.2 Define Requirements
         1.2.1 Define user requirements
         1.2.2 Define content requirements
         1.2.3 Define system requirements
         1.2.4 Define server owner requirements
    1.3 Define specific functionality
    1.4 Define risks and risk management approach
    1.5 Develop project plan
    1.6 Brief Web development team
2.0 Web Site Design
3.0 Web Site Development
4.0 Roll Out
5.0 Support

GANTT CHART

Merupakan bagan dengan format standart untuk menampilkan informasi jadwal proyek dengan membuat daftar aktivitas proyek disertai jadwal waktu mulai dan waktu selesai dengan format kalender

Keuntungan menggunakan Gantt chart
  1. Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
  2. Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan.
  3. Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan.

Kelemahan Gantt Chart
  1. Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
  2. Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan / pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

Contoh Gant Chart

Contoh Gant Chart

PENJADWALAN PROYEK

Penjadwalan meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, SDM serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas

Kegunaan penjadwalan
  1. Menunjukkan hubungan setiap kegiatan terhadap keseluruhan proyek
  2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan diantara kegiatan
  3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk setiap kegiatan
  4. Membantu penggunaaan SDM, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Suatu alat manajemen proyek yg digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek atau sekumpulan tugas yang menggambarkan suatu aliran penting yang ditetapkan bagi keberhasilan proyek.
  1. Tujuan : pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek.
  2. Metode analisis jaringan untuk memperkirakan umur proyek dengan memperhitungkan faktor ketidakpastian waktu masing-masing aktivitas.

Manfaat PERT

Dapat mengetahui:
  1. Ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.
  2. Implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.
  3. Kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek.
  4. Kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.
  5. Batas waktu penyelesaian proyek.

CPM (Critical Path Method)
  1. Serangkaian aktifitas yang saling berurutan dari awal hingga akhir proyek yang jika salah satu atau lebih aktifitasnya terlambat, akan menyebabkan keterlambatan proyek secara langsung.
  2. Jalur kritis proyek adalah sekumpulan aktivitas yang menentukan waktu paling cepat selesainya proyek.

Ciri-ciri Jalur Kritis
  1. Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses. 
  2. Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya. 

Hubungan PERT dengan CPM PERT:
  1. Menggunakan 3 (tiga) perkiraan waktu, yaitu optimistic time, most likely (normal time), dan pessimistic time. Dari ketiganya dapat dihasilkan expected time(waktu yang diharapkan).
  2. Bersifat probabilistik, tiap waktu kegiatan berdasar distribusi normal. Hal ini memungkinkan adanya perhitungan resiko dalam penyelesaian proyek.
  3. Digunakan untuk proyek – proyek R&D dimana resiko dalam perhitungan durasi waktu mempunyai variabilitas yang tinggi.

CPM:
  1. Menggunakan 1 (satu) perkiraan waktu  yang mewakili waktu normal.
  2. Berdasar pada 1 (satu) perkiraan waktu yang bersifat deterministik.
  3. Digunakan dalam proyek – proyek konstruksi yang sumber dayanya bergantung dan berdasr atas perkiraan waktu yang akurat.

Keterbatasan PERT dan CPM
  1. Kegiatan proyek harus dirumuskan secara jelas, independen, dan keterkaitan yang jelas.
  2. Hubungan ketergantungan harus disorot secara khusus dan dibuat jejala.
  3. Estimasi waktu cenderung bersifat subyektif

Demikian artikel mengenai Work Breakdown Structure (WBS), semoga informasi yang diberikan bermanfaat.