Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu system yang baik yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan proses prosedur-prosedur untuk mendukung operasi sistem.
Gambaran Umum Rancangan sistem
Rancangan sistem yang diusulkan ini merupakan pengembangan dari analisis sistem perawatan rumah yang ada sekarang. Oleh karena itu perancangan sistem laporan perawatan rumah melingkupi data–data yang diperlukan dalam pembuatan laporan perawatan rumah ini diolah. Informasi datanya diambil dari data–data yang ada sebelumnya.
Rancangan Masukan dan Keluaran
Dari hasil analisis sistem yang ada sekarang dengan kendala-kendala yang ditemui, dapat diajukan alternatif sistem yang lebih efektif. Tahap-tahap perancangan adalah sebagai berikut :
Rancangan Masukan ( input )
Data yang menjadi masukan dalam sistem laporan perawatan rumah yang diusulkan antara lain sebagai berikut :
Rancangan Proses
1. Deskripsi Proses
Sistem yang diusulkan ini prosesnya dapat dideskripsikan sebagai berikut :
Bila seorang penghuni akan memperbaiki rumah tempat tinggalnya, maka permintaannya itu disampaikan secara lisan/tulisan kepada manajemen untuk mendapat perbaikan. Setelah menerima permintaan perbaikan rumah yang diajukan oleh penghuni maka manajemen mengeluarkan Surat Perintah Pemeriksaan kepada Bagian Pemeriksaan untuk melakukan pemeriksaan kerusakan yang terjadi.
Selesai melakukan pemeriksaan, Bagian Pemeriksaan melaporkan hasil pemeriksaannya kepada manajemen. Kemudian Manajemen membuat laporan kerusakan kepada Perusahaan Pemilik. Oleh Perusahaan Pemilik dijawab dengan Surat Persetujuan Perbaikan yang berisi persetujuan perbaikan dan keterangan jenis kerusakan apa saja yang harus diperbaiki.
Seteleh menerima Surat Persetujuan Perbaikan tersebut pihak manajemen mengeluarkan Surat Perintah Perbaikan kepada Bagian Perbaikan. Selesai melakukan perbaikan, Bagian Perbaikan memberikan laporannya kepada manajemen.
Setelah perbaikan selesai dilakukan, manajemen membuat tagihan atas biaya perbaikan kepada Perusahaan Pemilik, kemudian perusahaan membayarnya dan manajemen memberikan kwiansi pembayaran. Secara berkala (setiap bulan) manajemen membuat laporan tentang semua perbaikan yang sudah dilakukan dan semua transaksi keuangan yang terjadi kepada Pimpinan.
2. Diagram Aliran Data
a. Diagram Konteks
3. Spesifikasi proses
Merupakan alur kegiatan dalam sistem yang diusulkan, guna mengetahui proses data operasional dari mulai input sampai menjadi output. Bagan alur proses dari sistem yang dianalisis dapat dilihat pada gambar di atas, dimana proses-proses primitifnya adalah :
a. Proses 1.1 P ( Verifikasi Berkas )
Proses ini menggambarkan seorang penghuni yang mengajukan perbaikan rumah. Penghuni tersebut mengisi formulir yang telah disiapkan. Data yang ada dalam formulir tersebut kemudian diketik. Jika berkas tidak lengkap maka dikembalikan, jika lengkap diteruskan ke proses verifikasi data penghuni.
b. Proses 1.2 P ( Verifikasi Data Penghuni)
Data yang sudah diketik dikompirmasikan dengan simpanan data Master Rumah, Data Keanggotaan, Master Penghuni, dan Data Menghuni, untuk mengetahui apakah pelapor benar-benar merupakan penghuni rumah milik perusahaan. Jika data ternyata valid maka diteruskan ke proses penyimpanan.
c. Proses 1.3 P (Masukkan Data SO)
Merupakan proses penyimpanan data permintaan perbaikan (SO) ke file Data_SO.
d. Proses 2.1 P ( Cetak Surat Perintah Pemeriksaan )
Berdasarkan data permintaan tersebut kemudian dicetak Surat Perintah Pemeriksaan dan dikirimkan kepada Bagian Pemeriksaan.
e. Proses 2.2 P ( Input Data Kerusakan )
Setelah selesai melakukan pemeriksaan rumah, maka Bagian Pemeriksaan melaporkan hasil pemeriksaannya kepada manajemen. Data Pemeriksaan tersebut kemudian diketik dan disimpan.
f. Proses 3.1 P ( Cetak Laporan Kerusakan )
Berdasarkan laporan yang diberikan oleh Bagian Pemeriksaan, maka dibuat surat Laporan Kerusakan dan dikirmkan kepada Perusahaan Pemilik rumah tersebut. Laporan ini berisi semua hal yang harus diperbaiki dari rumah tersebut berdasarkan permintaan penghuni dan hasil pemeriksaan. Laporan ini juga berisi rincian perkiraan biaya yang akan dibutuhkan.
g. Proses 3.2 P ( Edit Data Kerusakan )
Laporan Kerusakan tersebut oleh Perusahaan Pemilik dibalas dengan Surat Persetujuan Perbaikan, yang berisi semua hal yang disetujui untuk diperbaiki. Berdasarkan Surat Persetujuan tersebut maka dilakukan perbaikan pada file Data Kerusakan kemudian disimpan kembali.
h. Proses 4.1 P ( Cetak Surat Perintah Perbaikan )
Berdasarkan data yang ada pada file Data kerusakan yang telah di-edit, maka dibuat Surat Perintah Perbaikan dan dikirim kepada Bagian Perbaikan. Surat tersebut berisi tentang semua hal yang harus diperbaiki oleh bagian perbaikan.
i. Proses 4.2 P ( Input Data Perbaikan )
Setelah selesai melakukan pemeriksaan rumah, maka Bagian Perbaikan melaporkan hasil pekerjaannya kepada manajemen. Data Perbaikan tersebut kemudian diketik dan disimpan.
j. Proses 5.1 P ( Cetak Tagihan )
Berdasarkan data perbaikan yang ada maka dibuat surat Tagihan kepada Perusahaan Pemilik .
k. Proses 5.2 P ( Input Data Pembayaran )
Berdasarkan surat Tagihan yan diterima, maka Perusahaan melakukan pembayaran kepada manajemen perawatan. Data pembayaran ini kemudian diketik dan disimpan.
l. Proses 6.0 ( Laporan )
Secara berkala (sebulan sekali) semua kegiatan dan semua transaksi dilaporkan kepada Pimpinan Manajemen perawatan dan setiap Perusahaan Pemilik.
4. Kamus Data Untuk Aliran (arus) Data Sistem Yang Diusulkan
Kamus data untuk aliran (arus) data dari sistem yang diusulkan dalam sistem laporan perawatan rumah adalah sebagai berikut :
Sumber Referensi :
- http:// www.docstoc.com/docs/102289143/DFD-20part-202. 6 Januari 2013.
- Hartono. Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain.Andi Offset.Yogyakarta.
- Pohan. I., Husni.1997.Pengantar Perancangan Sistem.Penerbit Erlangga.Jakarta.
- Raymond Mc. Leod, Jr.2001.Sistem Informasi Manajemen.PT Prehalindo.Jakarta.
- HM., Jogianto. 1989. ANALISA & DISAIN Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit ANDI Yogyakarta. Yogyakarta.