Perancangan Proses Entry Data

Entry Data adalah proses pemidahan data dari fisik menjadi data digital yang dapat diolah oleh software. Data tersebut akan diketik dan dimasukkan ke dalam dokumen digital di komputer. Proses inilah yang disebut sebagai entry data atau input data.

Tujuan Entry Data

Memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah akurat

Tujuan tersebut dapat dicapai dengan :

1. Pengkodean yang efektif dan efisien
2. Penangkapan dan pemasukan data yang efektif dan efisien
3. Menjamin kualitas melalui validasi

Tujuan Pengkodean

1. Memelihara suatu urutan
• Simple Sequence Code
• Alphabetic Derivation Code
2. Mengklasifikasi informasi
• Classification Code
• Block Sequence Code
3. Menyamarkan / menjadikan informasi
• Cipher Code
4. Mengungkapkan informasi
• Significant-Digit Subset Code
• Mnemonic Code
5. Meminta aksi yang tepat
• Function Code

Pedoman Umum Pengkodean

1. Ringkas
2. Stabil
3. Unik
4. Dapat diurutkan (sortable)
5. Hindari kode yang membingungkan
6. Seragam
7. Dapat dimodifikasi
8. Mempunyai arti

Jenis Pengkodean

1. Simple Sequence Code

• Pemberian nomor urut
• Tidak ada hubungan antara nomor urut dengan data yang diberi nomor tsb
• Lebih baik dari pengkodean acak
• Eliminasi pemberian kode yang sama
• Dapat memperkirakan item yang sudah diinput

2. Alphabetic Derivation Code

• Mengurangi kesalahan dibandingkan dengan simple sequence code
• Menggunakan huruf atau dikombinasikan dengan angka
• Biasanya digunakan sebagai nomor account

Contoh :

3. Classification Code

• Digunakan untuk membedakan kelompok data
• Menggunakan karakter tunggal ( huruf atau angka )
• Sebagai cara singkat untuk mewakili suatu : orang, tempat, benda dll
• Masalah timbul bila ada beberapa item memiliki code yang sama, diatasi dengan menggunakan lebih dari satu karakter

Contoh :

4. Block Sequence Code

• Pengembangan dari sequnce code
• Data dikelompokkan berdasarkan karakteristik yang sama

Contoh :

5. Cipher code

• Mengganti huruf dengan huruf , atau angka dengan dengan angka, atau huruf dengan angka

Contoh :

6. Significant - Digit Subset Code

• Maknanya tersembunyi bagi orang awam tapi dimengerti oleh orang internal
• Berupa suatu bilangan dengan banyak angka

Contoh :

7. Mnemonic Code

• Digunakan untuk membantu pengingatan
• Kombinasi huruf dan simbol

8. Function Code

• Misalnya digunakan untuk mengkode fungsi yang harus dilakukan komputer
• Sebagai pengganti input yang terlalu panjang

Contoh :

Digunakan untuk meng updating inventory

Check digit

Menjamin kualitas data dengan Validasi

1. Validasi Transaksi Masukan

• Disertakan pada program aplikasi
• Analis sistem harus mengetahui apa yang bisa menyebabkan transaksi tidak valid
• Data yang dimasukkan salah
• Data yang dimasukkan oleh orang yang tidak absah (unauthorized)
• Meminta sistem melakukan fungsi yang tidak bisa dilaksanakan

2. Validasi Data Masukan

• Disertakan pada program aplikasi :
• Mengetes data yang kurang (tidak di key in)
• Mengetes panjang isian (mis. Kode Pos harus 5 karakter )
• Mengetes susunan data (Class,Composition)
• Mengetes batas nilai masukan (range)
• Mengetes data invalid
• Mengetes kesesuaian data masukan dengan data pada file (NPM yang di key in harus ada pada File Mahasiswa)
• Self Validation dengan Check Digits
• Menambahkan satu angka pada akhir kode asli
• Cara pembentukan :

3. Cek digit dapat meng-validasi kesalahan key in

Sumber Referensi :

1. http:// www.docstoc.com/docs/102289143/DFD-20part-202. 6 Januari 2013.
2. Hartono. Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain.Andi Offset.Yogyakarta.
3. Pohan. I., Husni.1997.Pengantar Perancangan Sistem.Penerbit Erlangga.Jakarta.
4. Raymond Mc. Leod, Jr.2001.Sistem Informasi Manajemen.PT Prehalindo.Jakarta.
5. HM., Jogianto. 1989. ANALISA & DISAIN Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit ANDI Yogyakarta. Yogyakarta.