Pengantar Manajemen Proyek

Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]

Manajemen Proyek Proyek

Sederetan pekerjaan yang berhubungan yang biasanya diarahkan menuju suatu hasil yang besar dan membutuhkan sejumlah periode waktu yang signifikan untuk pelaksanaannya.

Manajemen Proyek

Perencanaan, pengarahan, dan pengendalian sumber-sumber (manusia, peralatan, material) untuk memenuhi batasan teknis, biaya, dan waktu dari proyek.

Pentingnya Manajemen Proyek
  1. Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM
  2. Meningkatnya relasi dengan customer
  3. Waktu pengembangan yang lebih singkat
  4. Biaya yang lebih rendah
  5. Kualitas lebih tinggi & meningkatnya keandalan (reliability)
  6. Keuntungan yang lebih besar
  7. Meningkatnya produktivitas
  8. Koordinasi yang lebih baik
  9. Moral pekerja lebih baik

Ciri-ciri Proyek
  1. Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir
  2. Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria  mutudalam proses pencapaian tujuan di atas sudah ditentukan.
  3. Bersifat sementara : Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas
  4. Non Rutin (tidak repetitive / berulang-ulang)

Program dan Proyek

1. Program
Kesatuan rencana yang berjangka waktu relatif panjang, terdiri dari beberapa proyek, dan memberikan arahan tentang tujuan yang ingin dicapai serta persoalan yang ingin dipecahkan.

2. Proyek
Kesatuan tugas yang berjangka waktu lebih pendek terdiri dari beberapa tugas yang memiliki sasaran, jadwal serta anggaran tertentu.

Perbedaan Program dan proyek
Perbedaan Program dan Proyek terutama terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang diperlukan.

Proyek Vs kegiatan Operasional

Atribut Proyek
  1. Mempunyai tujuan yang unik
  2. Setiap proyek harus mempunyai tujuan (objective) yang terdefinisi dengan baik.
  3. Bersifat sementara
  4. Dibangun berdasarkan progressive elaboration
  5. Membutuhkan sumber daya dari berbagai area
  6. Mempunyai pelanggan utama/sponsor proyek
  7. Bersifat uncertainty

Tentang Proyek TI
  1. Proyek TI sering mengalami kegagalan, baik dilihat dari sisi Tujuan, Biaya, atau Waktu yang telah ditetapkan.
  2. Beberapa proyek TI mengalami perubahan pada saat pelaksanaan.
  3. Hasil yang diperoleh customer lebih rendah dari yang telah ditetapkan

Karakteristik Proyek TI
  1. Risiko dan ketidakpastian tertinggi terjadi di awal proyek
  2. Kemampuan terbesar stakeholder untuk mempengaruhi proyek terjadi di awal proyek
  3. Biaya dan level staf yang lebih rendah di awal proyek dan meningkat semakin tinggi menuju akhir proyek

Proyek TI dibandingkan Proyek Bidang Lain
  1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat  intangible seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
  2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
  3. Membutuhkan beraagam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam
  4. Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.

Contoh Proyek TI
  1. Helpdesk atau teknisi memperbaiki laptop di sebuah departemen perusahaan
  2. Pengembangan perangkat lunak, dengan menambah sebuah fitur baru
  3. Pengembangan infrastruktur untuk menyediakan akses wireless internet
  4. Membangun peraturan-peraturan standar dalam komunikasi dengan teknologi informasi
  5. Membangun website perusahaan
  6. Jaringan televisi membangun sistem voting bagi pemirsa
  7. dsb

Kendala/Batasan Proyek

Waktu
  1. Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan.
  2. Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan.

Ruang Lingkup
  1. Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek.
  2. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek.

Biaya
  1. Proyek dilaksanakan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek.
  2. Manajer proyek harus memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang telah direncanakan.

Kualitas
  1. Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang dihasilkan.
  2. Berdasarkan standar kualitas pelaksana  proyek berusaha untuk menetapkan target-target  yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.

Proyek yang Baik

Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time)  dengan budget yang  telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan / ditentukan sebelumnya (quality).

Manajer Proyek

Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek, melalui :
  1. Identifikasi kebutuhan proyek
  2. Membangun atau mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas (dan dapat dicapai)
  3. Menyeimbangkan permintaan kualitas yang diinginkan dengan ruang lingkup proyek, waktu dan biaya
  4. Mengadaptasi spesifikasi, perencanaan dan  pendekatan dari berbagai pertimbangan dan harapan  dari semua stakeholder

Stakeholders
  1. Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek.
  2. Kebutuhan dan keinginan stakeholders pada suatu proyek akan beraneka ragam
  3. Yang termasuk stakeholders : sponsor proyek, manajer & tim proyek, staf pendukung, pengguna hasil proyek, supplier, “musuh proyek”(orang yang merasa dirugikan dengan adanya proyek yang berlangsung)

Harapan Stakeholders

Harapan stakeholders meliputi berbagai aspek:
  1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan  keterbatasan biaya dan waktu.
  2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak belakang.
  3. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible) maupun yang tidak nyata (intangible).

Peran Manajer Proyek
  1. Mediator antara proyek dan stakeholders
  2. Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan/penyelesaian proyek

Tugas Manajer Proyek
  1. Mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi  serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
  2. Menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memotivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.
  3. Menginformasikan kepada  stakeholder tentang  perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
  4. Mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.
  5. Harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Ketrampilan Manajer Proyek
  1. Kepemimpinan
  2. Soft skills/ human relations skills
  3. Negosiasi & manajemen konflik
  4. Problem Solving
  5. Project Management Knowledge Area
  6. Pengetahuan yang luas berkaitan dengan bidangnya, seperti keuangan, akuntansi, sales, marketing, logistik, strategic planning, tactical  planning, kompensasi, teknologi informasi, dll

Manajer Proyek yang Baik

Tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi.

Resiko yang Mungkin Terjadi
  1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi. 
  2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek  
  3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya 
  4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.

Hambatan dalam Proyek

Hambatan yang mungkn terjadi dalam proyek:
  1. Komunikasi yang tidak baik (Poor communication) 
  2. Persetujuan yang tidak jelas (Disagreement) 
  3. Kesalahpahaman (Misunderstandings) 
  4. Suasana yang tidak mendukung (Bad weather) 
  5. Pemogokan kerja (Union strikes)
  6. Konflik pribadi (Personality conflicts) 
  7. Manajemen yang tidak baik (Poor management) 
  8. Definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)

Faktor Pendukung Keberhasilan Proyek
  1. Dukungan eksekutif
  2. Keterlibatan user
  3. Pengalaman manajer proyek
  4. Tujuan bisnis yang jelas
  5. Scope yang kecil
  6. Perangkat lunak standar
  7. Firm basic requirements
  8. Metodologi formal
  9. Estimasi yang terandalkan
  10. Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan

Demikian artikel mengenai Pengantar Manajemen Proyek, semoga informasi yang diberikan bermanfaat.