Definisi Pemetaan Kualitas Proyek menurut ISO adalah Keseluruhan karakteristik dari suatu kesatuan yang membawa kepada kemampuan pencapaian standar kebutuhan yang disyaratkan.
Kualitas Menurut Manajer Proyek
- Kualitas dalam penyelesaian produk yang dihasilkan (deliverable). Erat kaitannya dengan faktor-faktor dari luar, yaitu keinginan pengguna dan pemberi order yang dituangkan dalam requirements serta bagaimana mencegah terjadinya kesalahan yang berakibat buruk bagi pengguna.
- Kualitas proses yang diperlukan dalam penyelesaian produk. Erat dengan faktor-faktor internal dalam organisasi proyek, yaitu: bagaimana mengendalikan proses dalam proyek sehingga dapat memenuhi suatu target sesuai jadwal dan biaya, serta menguraikan bagaimana tanggung jawab dari masing-masing anggota dalam tim kerja proyek.
Proses Kualitas
Manajer proyek yang mengorganisasikan dengan baik, mengikuti proses untuk menghasilkan produk, dan memberikan inspirasi ke anggota tim untuk sukses akan menghasilkan produk yang berharga bagi perusahaan.
Fase dalam Pengelolaan Kualitas
- Project genesis (awal)
- Project planning (perencanaan)
- Project execution (pengimplementasian)
- Project control (iterasi dari pengimplementasian)
- Project closure (penutupan proyek)
Masing-masing fase di atas, dapat dilakukan quality cycles, yaitu melakukan perencanaan, penjaminan dan pengontrolan kualitas produk untuk setiap deliverables yang dihasilkan.
Quality Assurance
- Quality Assurance (Jaminan Kualitas) Untuk memenuhi kriteria kualitas seperti yang telah direncanakan.
- Pelaksanaan jaminan kualitas harus terjadi pada setiap fase dalam proyek, serta hasilnya harus transparan baik bagi tim kerja, pihak manajemen, sponsor dan juga bagi pengguna akhir.
Quality Control
- Dilakukan secara berkala untuk menilai apakah hasil kerja tersebut sesuai dengan standar kualitas yang telah direncanakan
- Untuk mengidentifikasikan tindakan yang diperlukan guna memperbaiki kualitas dari hasil proyek yang kurang memuaskan
IMPLEMENTASI RENCANA PROYEK
Implementasi Proyek
- Implementasi proyek harus dilakukan sepenuhnya
- Setiap proses harus dikomunikasikan dengan jelas kepada tim proyek
Proses Implementasi
1. Manajemen Lingkup
Meliputi proses mendefinisikan dan mengendalikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang termasuk dalam proyek dan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang tidak termasuk dalam proyek.
2. Manajemen Waktu
Pengaturan waktu memungkinkan manajer proyek memantau tingkat sumber daya yang dialokasikan untuk tiap pekerjaan dan melihat persentase penyelesaian masing-masing pekerjaan, juga untuk mengidentifikasi hal-hal yang perlu diselesaikan agar sebuah pekerjaan dapat dinyatakan selesai sepenuhnya.
3. Manajemen Biaya
Manajer proyek harus selalu siap untuk hal yang tak terduga; ia harus siap dengan hal-hal seperti perubahan ruang lingkup serta intimigasi risiko dan kesalahan, termasuk juga pengaruh eksternal seperti inflasi, fluktuasi nilai tukar uang, dan perubahan kebijakan.
4. Manajemen Kualitas
- Tim manajemen proyek harus sudah mengidentifikasi jenis-jenis pengukuran, penjaminan, dan teknik kendali mutu yang harus dilakukan
- Kendali mutu adalah merupakan langkah penanggulangan yang diambil untuk menghilangkan semua perbedaan kualitas deliverable yang dihasilkan dengan sekumpulan target kualitas yang telah ditetapkan
5. Manajemen Komunikasi
- Dalam merencanakan proses komunikasi, tim harus menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi para stakeholder.
- Manajer proyek dan tim harus memiliki pemahaman dasar tentang komunikasi efektif, alur umpan balik, hambatan komunikasi, dan berbagai media yang dapat digunakan.
6. Manajemen Resiko
- Manajemen risiko merupakan proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek.
- Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek.
- Tim proyek harus berkomitmen dengan manajemen risiko proaktif dan konsisten selama proyek berlangsung.
7. Analisis Resiko
- Alat yang membantu mengidentifikasi ancaman proyek dan mengandung pertanyaan seperti risiko apa yang mengarah pada kegagalan dan apakah dampak risiko tersebut?
- Dengan analisis resiko dapat membantu menentukan apakah kemungkinan munculnya kegagalan itu tinggi atau rendah, dan apakah dampaknya besar atau kecil.
8. Profil Resiko
9. Manajemen Pengadaan (Procurement)
- Pengelolaan proses pengadaan meliputi pengelolaan pembelian atau akuisisi produk atau jasa dari luar tim proyek.
- Manajemen pengadaan juga mencakup administrasi berbagai masalah kontrak oleh organisasi luar (misalnya permintaan dari pengguna) yang mengadakan proyek dari organisasi yang melakukannya serta administrasi kewajiban kontraktual yang dibebankan kepada tim proyek dalam kontrak.
Proses-proses Manajemen Pengadaan
- Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan / Planning purchases& acquisition
- Perencanaan kontrak kerja sama/Planning contracting
- Permohonan proposal (RFP-Request for Proposal)
- Proses seleksi kontraktor
- Administrasi kontrak kerjasama/ Administering the contract
- Penutupan Kontrak
Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan
- Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya.
- Dalam perencanaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak rencana pembelian dan akuisisi.
Perencanaan kontrak kerja sama
Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW
Permohonan proposal
Untuk memperoleh informasi dan penawaran yang diperlukan. Pemasok dapat diberikan Term of Reference (TOR) untuk mendapatkan tawaran proposal yang tepat
Proses seleksi kontraktor
Meliputi kriteria dan metode peninjauan tawaran serta memilih diantara vendor-vendor potensial, dan juga proses negosiasi kontrak tertulis dengan masing-masing vendor.
MENYELESAIKAN PROYEK
Evaluasi deliverables
- Dalam suatu proyek pembuatan program komputer, pada babak akhir proyek tim kerja harus menggabungkan semua fungsionalitas (dalam hal ini berbagai jenis, fungsi, prosedur, ataupun sub-routine) sebagai satu executable untuk aplikasi tertentu.
- Proses penggabungan ini tidak mudah dan melelahkan, bahkan biasanya banyak perbaikan (error correction and modification) yang harus dilakukan dalam tahap ini
Penyerahan Produk kepada Pemberi Order
1. Penerimaan Informal
Biasanya dilakukan pada proyek-proyek kecil dan sederhana dan terjadi jika tidak memerlukan ”sign-off”, tanda selesai atau tanda terima dari penyelesaian proyek.
Penilaian dilakukan terhadap:
- Dead-line dan tujuan proyek
- Produk tidak butuh evaluasi lebih jauh, karena dapat langsung diaplikasikan kepada pengguna dan telah sesuai dengan requirements
2. Penerimaan Formal
- Diperlukan jika penerimaan pengguna dijadikan syarat bagi berakhirnya proyek.
- Terdapat Project acceptance agreement yang disepakati sejak awal oleh pemberi dan penerima proyek.
- Di dalam project acceptance agreement ini dengan jelas disebutkan kualifikasi hasil yang diterima.
Project Acceptance Agreement
- Berisi daftar fitur-fitur yang dikehendaki dari hasil proyek.
- Final Sign-off: presentasi dan penjelasan kepada pemberi order / client, tim kerja, ataupun pihak manajerial atas
- Project acceptance agreement (konfirmasi deliverables yang diharapkan).
Audit Kesuksesan Proyek
- Tujuan audit adalah menganalisa proyek yang telah selesai, keefektifan tim proyek, kesuksesan proyek, nilai hasil proyek dan seluruh persetujuan client.
- Audit itu harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah visi proyek tercapai?
- Apakah proyek tepat mutu, waktu dan anggaran?
- Apakah proyek memberi nilai tambah pada bisnis?
- Apa pelajaran yang dapat diambil?
Demikian artikel mengenai Pemetaan Kualitas Proyek, semoga informasi yang diberikan bermanfaat.