Pelatihan dan Konversi

Pelatihan atau Magang (Inggris:Training) adalah proses melatih kegiatan atau pekerjaan (KBBI edisi 2, Balai Pustaka, 1989). Pelatihan mempersiapkan peserta latihan untuk mengambil jalur tindakan tertentu yang dilukiskan oleh teknologi dan organisasi tempat bekerja, dan membantu peserta memperbaiki prestasi dalam kegiatannya terutama mengenai pengertian dan keterampilan.

Menurut Gomes (2003:197), pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki performansi pekerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya, atau satu pekerjaan yang ada kaitannya dengan pekerjaannya.

Tujuan Pelatihan

Pelatihan merupakan sebagian dari aktivitas untuk mendukung berhasilnya implementasi sistem aplikasi, agar hasil pengoperasian aplikasi sesuai dengan kebutuhan user.

Aktivitas dan implementasi adalah sbb :
  1. Merencanakan dan menyiapkan organisasi pengolahan data
  2. Memberikan pelatihan untuk user
  3. Strategi konversi
  4. Evaluasi sistem baru

Penyiapan organisasi pengolahan data meliputi :
  1. Menetapkan sasaran organisasi
  2. Menyusun organisasi pengolahan data
  3. Penyiapan tugas organisasi pengolahan data

Strategi Pelatihan

Memilih peserta pelatihan
  1. Peserta pelatihan adalah user, terdiri dari Primary User dan Secondary User
  2. Instruktur, dapat berasal dari vendor, system analyst, lembaga pendidikan, in-house training
Pelatihan dan Konversi

Pedoman Pelatihan
  1. Menetapkan tujuan pelatihan
    • Menetapkan sasaran yang diharapkan
    • Melakukan evaluasi pelaksanaan pelatihan
  2. Metode pelatihan
    • Disesuaikan dengan peserta terdiri : peragaan, ceramah , praktek langsung
    • Terdapat dua metode utama yaitu demonstrasi (presentasi) dan penyiapan materi pelatihan (hands-on)
    • Keuntungan metode demonstrasi adalah terjadinya diskusi, tanya jawab antara instruktur-peserta
  3. Materi pelatihan, terdiri dari :
    • Manual pelatihan
    • Contoh kasus
    • Prototipe dan contoh model output
  4. Tempat pelatihan (training sites), Disesuaikan dengan tujuan, biaya dan tersedianya tempat pelatihan

Jenis Pelatihan

Terdapat tiga jenis pelatihan antara lain :

A. Operator Training
  1. Prosedur-prosedur yang perlu dibicarakan dalam operator training adalah :
    • Daily Run Activities
    • Periodic Report Preparation
    • Emergency Procedurs
  2. Manual dari semua prosedur operasi harus selalu di-update kalau terjadi perubahan (dokumentasi sistem harus up to date)

B. Direct User Training
  1. Direct User atau secondary user, yaitu staf - staf yang secara langsung menangani atau menggunakan sistem yang dibuat.
  2. Hal-hal yang perlu dibahas dan diuji :
    • Data Entry Procedurs
    • Inquiries
    • Meng-edit (mengubah) data yang sudah dientry
    • Running Report
  3. Banyak timbul pertanyaan-pertanyaan pada waktu pelatihan ini.

C. Management User Training
  1. Hal-hal yang perlu dibicarakan :
    • Konsep mengenai Sistem Informasi dan Komputerisasi
    • Pengendalian (kontrol) dalam sistem infiormasi
    • Prosedur
    • Dasar perubahan dari manual ke otomatisasi

Metode Konversi

Merupakan konversi dari sistem lama ke sistem baru. Metode konversi antara lain adalah sebagai berikut :

1. Sistem Paralel (Paralel Run)
Yaitu mengoperasikan sistem baru dan sistem lama. Secara bersamaan (pada suatu saat yang ditentukan). Setiap hasil proses dievaluasi, disambung dan apabila sistem baru telah/menjadi lebih baik dari sistem lama, maka dilakukan penggantian sistem yang baru.

Kelebihan :
  • Memungkinkan pengecekan data pada sistem lama
  • Menambah rasa aman bagi user

Kekurangan pada teknik paralell run :
  • Masalah biaya
  • Penggunaan tenaga kerja menjadi dua kali untuk sistem lama dan sistem baru
  • Tidak mudah membandingkan kualitas hasil output sistem baru terhadap sistem yang lama

2. Direct Cut-over
Yaitu Sistem baru langsung digunakan untuk menggantikan sistem lama, pada suatu saat/ periode yang ditentukan.

Konversi ini dapat dilakukan apabila :
  • Telah dilakukan pengetesan sistem secara ekstensif
  • Adanya toleransi terhadap waktu tunggu (time delay)
  • User dipaksa harus menggunakan sistem baru
  • Resiko pada teknik direct cut-over 
  • Delay yang lama berakibat makin banyak kesalahan
  • User menggunakan sistem yang belum dikenal
  • User tidak berkesempatan membandingkan antara sistem lama terhadap sistem baru

3. Phase-In Method (Prototipe Approach/Gradual Approach)
Strategi konversi ini menggabungkan dua jenis approach pertama, dengan mengurangi sebanyak-banyaknya resiko yang dapat terjadi. Artinya pada saat awal dilakukan parallel run, selanjutnya pada pertengahan periode secara bertahap sistem lama digantikan sistem baru.

Keuntungan:
  • User terlibat dalam konversi ini
  • Dapat mendeteksi bila terjadi kesalahan sistem/data

Kerugian :
  • Membutuhkan waktu yang lebih lama
  • Apabila sistemnya besar, strategi ini akan sulit dilakukan

4. Pilot Approach atau Distributed Approach
  • Strategi konversi ini dilakukan apabila terdapat beberapa lokasi atau site, misalnya pada sistem bank, franchise, restoran, supermarket dan lainnya
  • Pengujian dan pengoperasiannya dilakukan pada suatu site terpilih dan apabila hasilnya memuaskan baru dilakukan konversi di site yang lainnya.

Sumber Referensi :
  1. http:// www.docstoc.com/docs/102289143/DFD-20part-202. 6 Januari 2013.
  2. Hartono. Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain.Andi Offset.Yogyakarta.
  3. Pohan. I., Husni.1997.Pengantar Perancangan Sistem.Penerbit Erlangga.Jakarta.
  4. Raymond Mc. Leod, Jr.2001.Sistem Informasi Manajemen.PT Prehalindo.Jakarta.
  5. HM., Jogianto. 1989. ANALISA & DISAIN Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit ANDI Yogyakarta. Yogyakarta.