Manajemen Integrasi Proyek bertujuan mengkoordinasi semua area pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan – tahapan pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan proyek.
Manajemen Integrasi Proyek
- Proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek di koordinasikan secara efektif.
- Mempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen Proyek
- Melibatkan koordinasi seluruh knowledge area dalam project life cycle.
- Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart, dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan kesepakatan membutuhkan siklus proses pendefinisian, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan persetujuan.
- Masing-masing proses perlu pengelolaan ruang lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan manajemen pengadaan.
Prinsip Manajemen Integrasi Proyek
- Manajer proyek harus mampu mengkoordinasikan semua area pengetahuan secara menyeluruh pada siklus hidup proyek.
- Project integration management yang baik adalah untuk memberikan kepuasan pada stakeholder.
Knowledge Area
Area Pengetahuan dalam Tahapan Proses
Kegiatan Proyek berdasar Pelaksanaan dan Area Pengetahuan Manajemen Proyek
1. Manajemen Ruang Lingkup
- Semua pekerjaan yang termasuk dalam penciptaan produk.
- Diperlukan pada tahapan inisiasi, perencanaan dan pengendalian.
- Meliputi: Initiation, Perencanaan ruang lingkup, Pendefinisian ruang lingkup, Verifikasi ruang lingkup, Pengendalian perubahan ruang lingkup.
2. Manajemen Waktu
- Adalah suatu proses yang menjamin bahwa suatu proyek akan selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang ditetapkan.
- Terjadi pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian.
- Kegiatan: Mendefinisikan aktivitas, Membuat urutan aktivitas, Estimasi durasi waktu, Mengembangkan jadwal, Pengendalian jadwal
3. Manajemen Biaya
- Adalah suatu proses yang menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan dengan dana yang tersedia.
- Terjadi pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian.
- Aktivitas: Perencanaan sumber daya, Estimasi biaya, Anggaran biaya, Pengendalian biaya.
4. Manajemen Kualitas
- Proses yang menjamin bahwa proyek akan menghasilkan produk yang memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.
- Diperlukan pada tahapan perencanaan, pelaksanaan maupun pada tahap pengendalian.
- Proses meliputi: Perencanaan kualitas, jaminan kualitas, dan pengendalian kualitas.
5. Manajemen Sumberdaya Manusia
- Proses yang menjamin tersedianya sumber daya manusia yang memiliki kemampuan secara Tim untuk menyelesaikan proyek.
- Diperlukan pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan proyek.
- Proses meliputi: perencanaan organisasi, Penyusunan Staff, Pengembangan Tim.
6. Manajemen Komunikasi
- Proses yang menjamin kelancaran arus informasi termasuk didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran informasi dan pelaporan.
- Diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan proses penyerahan.
- Aktivitas : Perencanaan komunikasi, Distribusi informasi, Pelaporan kinerja, Persetujuan administratif
7. Manajemen Resiko
- Suatu proses untuk meminimalkan potensi terjadinya resiko dan memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh keuntungan.
- Diperlukan pada proses perencanaan dan proses pengendalian proyek.
- Meliputi: Perencanaan manajemen resiko, Identifikasi resiko, Monitoring dan pengendalian resiko.
8. Manajemen Pengadaan
- Proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek.
- Diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek.
- Aktivitas : Perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaan, Seleksi sumber, Penyelesaian kontrak
Tahapan Proses dalam Manajemen Integrasi Proyek
- Pembuatan Rencana Proyek, Membuat proyek charter
- Pelaksanaan Proyek, Melaksanakan rencana proyek.
- Kontrol Perubahan terpadu, Koordinasi berbagai perubahan dalam proyek
Tahapan Proses Manajemen Integrasi Proyek
Proses Manajemen Integrasi Proyek
- Membuat project charter: Bekerja sama dgn stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal memberikan kewenangan utk menjalankan proyek
- Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: Bekerja sama dgn stakeholder, terutama user dari produk (jasa) hasil proyek utk mengembangkan lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek
- Membuat rencana manajemen proyek: Mengkoordinir semua usaha perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren dan konsisten, yaitu rencana manajemen proyek
- Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: Menjalankan renc manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya
- Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: Memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek
- Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: Mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasional
- Menutup proyek: Mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyek
Project Charter
- Project charter adalah dokumen yang secara formal memperkenalkan eksistensi (keberadaan) suatu proyek serta menentukan arah dan manajemen proyek
- Para stakeholder kunci harus menandatangai project charter sehingga mengetahui perjanjian terkait kebutuhan dan tujuan proyek
- Project charter yang telah ditandatangani merupakan keluaran pokok manajemen integrasi proyek
Pernyataan Lingkup Awal
- Pernyataan lingkup adalah dokumen yang digunakan untuk membuat dan memastikan pengertian lingkup proyek
- Adalah sangat penting untuk mencegah scope creep yaitu suatu kecenderungan lingkup proyek yang semakin membesar
- Biasanya dibuat pernyataan lingkup awal selama inisiasi proyek dan kemudian membuat detail lingkupnya sejalan dengan perkembangan proyek
Isi Pernyataan Lingkup Awal
- Tujuan proyek
- Karakteristik dan ketentuan produk atau jasa
- Batasan proyek
- Deliverables (hasil setiap tahap dalam proyek)
- Kriteria produk yg diterima
- Asumsi dan hal-hal yg menjadi rintangan proyek
- Struktur organisasi proyek
- Daftar resiko awal
- Ringkasan jadwal proyek
- Gambaran kasar besarnya estimasi biaya
- Konfigurasi manajemen yang dikehendaki
- Deskripsi persetujuan yang dikehendaki
Rencana Manajemen Proyek
- Rencana manajemen proyek adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasi seluruh dokumen perencanaan proyek dan untuk membantu dalam memandu pelaksanaan dan pengendalian proyek
- Rencana-rencana yang dibuat dalam knowledge area yang lain merupakan bagian dari rencana manajemen proyek secara keseluruhan
RENCANA PROYEK
- Rencana Proyek (Project Plan) merupakan dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua perencanaan proyek.
- Tujuan : sebagai guide (petunjuk) dalam pelaksanaan proyek
- Manfaat :
- membantu manajer proyek dalam memimpin tim proyek dan mengkaji pelaksanaan proyek.
- untuk mengukur kinerja proyek, dimana hasil pelaksanaan proyek akan diperbandingkan dengan perencanaan proyek yang sudah dibuat.
Sifat-sifat Rencana Proyek
- Proyek adalah unik sehingga rencananya juga unik
- Rencana proyek akan memandu eksekusi proyek karna akan membantu manajer proyek dalam memimpin tim dan juga dalam hal mengetahui status proyek
- Rencana proyek harus
- Dinamis
- Fleksibel
- Diperbaharui sejalan dgn perubahan yg terjadi
Rencana Strategis dan Seleksi Proyek
- Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baru
- Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT. Strength – Weaknesses – Opportunities – Threats
- Sebagai bagian dari rencana strategis, organisasi harus:
- Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial
- Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg akan dikerjakan (proses seleksi)
- Memformalkan proyek dgn membuat project charter
Mengidentifikasi Proyek-proyek Potensial
- Beberapa organisasi mengikuti proses perencanaan untuk memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT
- Adl sangat penting untuk menyelaraskan proyek IT dengan strategi bisnis
- Penelitian menunjukkan bahwa:
- Dukungan terhadap tujuan bisnis yang nyata merupakan alasan utama yang dipakai untuk investasi dalam proyek IT
- Perusahaan dengan operasi IT terkonsolidasi mempunyai biaya operasional per user end 24% lebih rendah
- Penggunaan IT yang standar menurunkan biaya pengembangan aplikasi (41% per user)
Metode Seleksi Proyek
- Biasanya tidak tersedia cukup banyak waktu dan sumber daya untuk mengimplementasikan semua proyek
- Metode untuk seleksi proyek mencakup:
- Fokus pada kebutuhan organisasi secara meluas
- Membuat kategori proyek-proyek IT
- Melakukan net present value atau analisis finansial yg lain
- Menggunakan model penilaian dengan pembobotan
- Menggunakan penilaian berimbang
Fokus pada Kebutuhan Organisasi
- Seringkali sangat sulit untuk menilai beberapa proyek IT, namun biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek tersebut mempunyai nilai yang tinggi
- Tiga kriteria penting untuk sebuah proyek:
- Bahwa proyek tsb memang dibutuhkan
- Bahwa ada dana tersedia untuk proyek tsb
- Bahwa ada keinginan kuat untuk membuat proyek tsb sukses
Kategorisasi Proyek IT
- Kategorisasi yang lain berdasar pada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian proyek
- Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek secara keseluruhan
- Salah satu kategorisasi adalah bagaimana proyek memberikan respon pada:
- Problem atau masalah
- Peluang
- Pengarahan (directive)
Analisis Stakeholder
Misalnya tentang:
Manajemen integrasi proyek mencakup:
- Nama dan organisasi stakeholder
- Peran stakeholder dlm proyek
- Fakta-fakta unik mengenai setiap stakeholder
- Tingkat pengaruh stakeholder pd proyek
- Ketertarikan stakeholder pada proyek
- Saran-saran untuk membina hubungan dengan setiap stakeholder
Contoh Analisis Stakeholder
Contoh Analisis Stakeholder (Lanjutan)
Eksekusi Proyek
- Eksekusi proyek mencakup pengaturan dan pelaksanaan pekerjaan yang telah dideskripsikan dalam rencana manajemen proyek
- Sebagian besar waktu dan biaya biasanya digunakan dalam proses ini
- Wilayah penerapan (aplikasi) proyek berpengaruh secara langsung pada pelaksanaan proyek karna produk proyek dihasilkan selama pelaksanaan proyek
Koordinasi Perencanaan dan Pelaksanaan
- Perencanaan dan pelaksanaan proyek merupakan dua hal yang sangat berkaitan dan tidak dapat dipisahkan
- Pihak-pihak yang akan mengerjakan pekerjaan harus membantu membuat rencana
- Manajer proyek harus memperoleh input dari tim proyek untuk dapat membuat rencana yang realistis
Kepemimpinan dan Budaya yang Mendukung
- Manajer proyek harus memimpin dengan contoh yang memperlihatkan bagaimana pentingnya membuat rencana yang baik dalam melaksanakan pekerjaan sesuai rencana tsb
- Manajer proyek mungkin harus “melanggar aturan” untuk mencapai tujuan, manajer senior harus mendukung jika memang hal ini terpaksa dilakukan
- Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan proyek dengan cara:
- Menyediakan panduan
- Tracking kinerja berdasarkan rencana
Skills Penting utk Pelaksanaan Proyek
- Pengetahuan dan skills dalam hal produk, bisnis, dan wilayah aplikasi
- Menggunakan tools dan teknik khusus
- Skills manajemen secara umum seperti:
- Kepemimpinan
- Komunikasi
- Skills politis
Tools dan Teknik Pelaksanaan Proyek
- Metodologi manajemen proyek untuk Para manajer proyek yang telah berpengalaman percaya bahwa cara yang paling efektif untuk memperbaiki manajemen proyek adalah dengan mengikuti metodologi yang menggambarkan apa yang harus dilakukan dalam menjalankan proyek dan bagaimana cara melakukannya
- Sistem informasi manajemen proyek untuk Ratusan produk perangkat lunak untuk manajemen proyek ada di pasaran bahkan yang dapat di akses via internet
Memantau dan Mengendalikan Pekerjaan Proyek
- Perubahan adalah suatu hal yang pasti dalam proyek sehingga sangat penting untuk membuat dan mengikuti proses untuk memantau dan mengendalikan perubahan tsb
- Memantau pekerjaan proyek mencakup mengumpulkan, mengukur, dan menyebar-luaskan informasi kinerjanya
- Dua keluaran penting dari proses pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek mencakup rekomendasi tindakan koreksi dan tindakan prevenntif
Kendali Perubahan Terintegrasi
- Sebuah baseline adalah rencana manajemen proyek yang telah disetujui ditambah dengan perubahan-perubahan yang juga telah disetujui
- Tujuan:
- Mempengaruhi faktor-faktor yang menyebabkan perubahan untuk memastikan perubahan tsb menguntungkan
- Memastikan bahwa perubahan memang terjadi
- Mengatur perubahan itu sendiri
Kendali Perubahan Pada Proyek IT
- Pandangan kuno: Tim proyek harus berusaha keras untuk melakukan pekerjaan tepat seperti rencana, tepat waktu, dan sesuai anggaran
- Permasalahan: Stakeholder jarang sekali menyetujui secara langsung mengenai lingkup proyeknya, estimasi waktu dan biaya tidak akurat
- Pandangan modern: Manajemen proyek merupakan suatu proses komunikasi dan negosiasi secara berkelanjutan. Penyelesaian: Perubahan seringkali menguntungkan, dan tim proyek hrs merencanakannya
Sistem Kendali Perubahan
- Sebuah proses yang terdokumentasi secara formal yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-dokumen dan pekerjaan proyek berubah
- Mendiskripsikan siapa yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana caranya
Change Control Boards (CCBs)
- Sekelompok orang yang secara formal bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam suatu proyek
- CCBs menyediakan panduan untuk mempersiapkan permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengatur implementasi dari perubahan yang telah disetujui
- CCBs mencakup stakeholder dari seluruh organisasi
- CCBs dpt melakukan pertemuan, jika CCBs jarang melakukan pertemuan maka perubahan dpt memakan waktu yg lama
- Peraturan lain yg biasa digunakan:
- Aturan 48 jam: tim proyek membuat keputusan untuk perubahan dan mengupayakan waktu 48 jam untuk medapatkan persetujuan dari manajemen tertinggi.
- Aturan lain mendelegasikan perubahan kepada level manajemen paling bawah
Menutup Proyek
Untuk menutup proyek maka semua aktivitas harus diselesaikan, mentransfer pekerjaan (baik yang terselesaikan maupun yang dibatalkan) kepada pihak yang sesuai atau berwenang. Keluaran meliputi:
- Prosedur penutupan secara administrasi
- Prosedur kontrak penutupan
- Produk atau jasa akhir atau hasil akhir
- Update asset organisasi
Menggunakan Software dlm Manajemen Integrasi Proyek
Beberapa tipe sofware yang dapat digunakan:
- Word processing untuk membuat dokumen
- Presentation software untuk membuat presentasi
- Spreadsheets atau databases
- Communication software utk memfasilitasi komunikasi misalnya mll email
- Project manajemen software
Menggunakan Software dlm Manajemen Integrasi Proyek
Beberapa tipe sofware yang dapat digunakan:
- Word processing utk membuat dokumen
- Presentation software utk membuat presentasi
- Spreadsheets atau databases
- Communication software utk memfasilitasi komunikasi misalnya mll email
- Project manajemen software
Rangkuman
- Pengembangan cara proyek.
- Pengembangan pernyataan lingkup awal proyek.
- Pengembangan rencana manajemen proyek.
- Pengaturan dan pengelolaan eksekusi proyek.
- Pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek.
- Pelaksanaan pengendalian perubahan.
- Penutupan proyek.
Demikian artikel mengenai Manajemen Proyek Terintegrasi, semoga informasi yang diberikan bermanfaat.