Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Manajemen Proyek bisa dipandang sebagai kumpulan proses-proses yang saling terkait/berhubungan.
- Proses Inisiasi (Initiating)
- Proses Perencanaan (Planning)
- Proses Pelaksanaan (Execution)
- Proses Pengendalian (Controlling)
- Proses Penutupan (Closing)
Kelompok Proses
Overlap Antar Kelompok Proses pada Tahap Tertentu
Hubungan Area Pengetahuan dan Kelompok Proses
Membangun Metodologi Manajemen Proyek IT
- Sebagaimana dengan proyek yang bersifat unik, demikian juga pendekatan kepada manajemen proyek.
- Banyak organisasi membuat metodologi manajemen proyek mereka sendiri, terutama untuk proyek IT
Studi Kasus:
Manajemen Proyek Situs Intranet di JWD Consulting’s Memberikan contoh semua hal terkait dalam Proses Inisiasi, Perencanaan, Pelaksanaan, Pengendalian, dan Penutupan proyek executing, controlling, and closing an IT project
Catatan:
Studi kasus ini memberikan gambaran global mengenai manajemen proyek. Bab-bab selanjutnya akan membahas lebih detil setiap wilayah/area pengetahuan (knowledge area) Inisiasi Proyek
Tahap ini meliputi :
- Mengenali dan memulai proyek baru
- Beberapa organisasi menggunakan tahap pra-inisiasi, sementara yang lain memasukkan pembuatan business case sebagai bagian dalam proses inisiasi
Memilih dan memulai proyek secara formal
Output pentingnya mencakup :
- Menetapkan Manajer Proyek
- Identifikasi Stakeholder utama
- Menyelesaikan business case
- Menyelesaikan piagam proyek dan mendapatkan tanda-tangan persetujuan
Piagam Proyek JWD
JWD’s Project Charter
Perencanaan Proyek
- Tujuan utama : memberikan panduan pelaksanaan
- Setiap area pengetahuan (knowledge area) mencakup informasi perencanaan
- Beberapa Output utamanya meliputi:
- Kontrak Tim
- Pernyataan Ruang-Lingkup (Scope)
- Work breakdown structure (WBS)
- Jadwal proyek, dalam bentuk Gantt chart dan semua dependensi dan resources sudah dimasukkan
- Daftar resiko yang sudah diprioritaskan
JWD’s Project Gantt Chart
Daftar Resiko Yang Sudah Diprioritaskan
Pelaksanaan Proyek
- Tahap ini biasanya membutuhkan waktu dan resources palinng banyak karena Hasil Akhir dari proyek dikerjakan/diproduksi di sini.
- Output utama : Hasil Perkerjaan
- Manajer proyek harus menggunakan keahlian kepeminpinannya untuk mengatasi banyak tantangan yang terjadi selama tahap pelaksanaan ini
Pengendalian Proyek
1. Pengendalian meliputi :
- Penghitungan progress(perkembangan)
- Mengamati adanya pergeseran dari rencana
- Melakukan langkah-langkah perbaikan
2. Pengendalian dilakukan pada semua kelompok proses yang lain dan terjadi pada semua tahapan dalam siklus hidup proyek
3. Output utama : Laporan status and perkembangan (progress)
Penutupan Proyek
1. Proses penutupan meliputi :
- mendapatkan persetujuan dari Stakeholder dan Customer atas produk final yang dihasilkan
- membawa proyek secara teratur ke tahap akhir
2.Walaupun proyek tidak selesai, tetap harus ditutup untuk menjadi bahan pelajaran di masa mendatang
3.Output utama : Arsip Proyek dan Pelajaran yang diperoleh
4.Kebanyakan proyek mencakup Laporan dan Presentasi Akhir
Mengakhiri/Menghentikan Proyek
- Dengan Extinction (Selesai atau Gagal)
- Dengan Penambahan (Penambahan Bagian dari suatu Organisasi)
- Dengan Integrasi (Digabungkan dengan proyek yang lebih besar)
- Dengan Starvation (Pemotongan pendanaan, alasan politik)
- Banyak organisasi telah menyadari pentingnya melakukan review terhadap hasil proyek setahun atau dua tahun setelah proyek tersebut selesai.
- Banyak proyek memberikan gambaran adanya penghematan yang potensial, oleh karena itu sangat penting untuk me-review perkiraan/estimasi finansial dan belajar dari masa lalu dalam menyiapkan estimasi finansial baru.
Demikian artikel mengenai Kelompok Proses Manajemen Proyek, semoga informasi yang diberikan bermanfaat.