Metode yang sama dalam pengumpulan informasi merekomendasikan yang mudah dalam pendekatan sistem (wawancara, observasi, dan sebagainya) yang digunakan untuk mengumpulkan data untuk studi kelayakan.
Kelayakan Suatu Sistem
Kelayakan dari sistem yang diusulkan dapat dievaluasi berkaitan dengan empat kategori utama, yang telah diringkas dan digambarkan seperti ini :
Faktor Kelayakan Dari Organisasi, Ekonomi, Teknis dan Operasi. Catatan Ini Berisi Kelayakan Mulai Dari Ongkos Penyimpanan atau Kemampuan Dari Perangkat Lunak dan Perangkat Keras.
Pengumpulan Informasi
Salah satu faktor utama dalam proses analisis sistem ialah memahami sistem tersebut dan masalah – masalahnya, yaitu bagaimana sistem bekerja dan apa yang ingin dicapai serta apa yang dibutuhkannya dengan cara berkomunikasi dengan para pengguna untuk mengumpulkan informasi.
Sumber informasi tersebut dapat diperoleh dari pengguna sistem, formulir atau dokumen, program komputer, panduan prosedur, dan laporan manajemen.
- Prosedur pengumpulan informasi biasanya dilakukan secara top-down.
- Mula - mula dilakukan wawancara dengan top-level managers untuk menentukan fungsi dan aktivitas utama dari sistem.
- Pengumpulan informasi dilanjutkan ke tingkat organisasi di bawahnya hingga pada tingkat operator.
- Makin ke bawah biasanya sifat informasi makin bersifat teknis sedangkan pada tingkat atas lebih banyak bersifat kebijakan.
Mengapa pengumpulan informasi harus dimulai dari top-level managers?
- Keputusan untuk membuat / mengembangkan sistem dibuat oleh top-level managers.
- Mereka dapat memberitahu sumber-sumber informasi lainnya.
- Dapat mengetahui keinginan mereka serta menjelaskan akibat apa yang dihadapinya dengan penerapan dari sistem tersebut. Bila hal tersebut merisaukannya maka dapat diberikan penjelasan terlebih dahulu.
- Menumbuhkan kepercayaan kepada manajemen bahwa sistem ini akan memecahkan masalah mereka.
Teknik Pengumpulan Informasi
A. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai.
- Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
- Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
- Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
- Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.
- Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya.
- Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antara manusia (human relation).
- Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat tertentu, misalnya pada lokasi yang ribut dan ramai.
- Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.
Lima langkah persiapan wawancara:
Bacalah informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website perusahaan, laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan tentang organisasi kepada publik.
2. Menetapkan tujuan wawancara
Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulan serta pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara. Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda tanyakan. Area tersebut meliputi sumber-sumber informasi, format informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuat keputusan.
Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulan serta pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara. Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda tanyakan. Area tersebut meliputi sumber-sumber informasi, format informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuat keputusan.
3. Memutuskan siapa yang diwawancarai
Saat memutuskan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orang-orang terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bisa dipengaruhi sistem.
Saat memutuskan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orang-orang terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bisa dipengaruhi sistem.
4. Menyiapkan orang yang diwawancarai
Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.
Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.
5. Menentukan jenis dan struktur pertanyaan
Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara.
Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara.
Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara:
1. Pertanyaan Terbuka (Open – Ended)
Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons. Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.
Beberapa contoh pertanyaan terbuka:
- Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce di peusahaan Anda ?
- Apa tujuan terpenting departemen Anda ?
- Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut akhirnya diproses ?
- Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?
- Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ?
2. Pertanyaan Tertutup (Close – Ended)
Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri.
Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri.
Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.
Beberapa contoh pertanyaan tertutup:
- Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?
- Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?
- Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat menurut Anda
- Formulir keluhan konsumen
- Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website
- Interaksi tatap muka dengan konsumen
- Barang yang dikembalikan konsumen
- Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.
- Siapa yang menerima masukan ini ?
Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan:
- Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagi vendor ?
- Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?
- Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan ?
Struktur-struktur pertanyaan:
1. Struktur Piramid
Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.
Contoh:
- Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?
- Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?
- Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ? Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data terhadap pentingnya akses internet ?
2. Struktur Corong
Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.
Contoh:
- Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?
- Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?
- Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?
- Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?
3. Struktur Berbentuk Wajik
Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik.
Contoh:
- Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan website secara gratis seperti yang Anda gunakan.
- Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di website untuk layanan ini.
- Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang Webmaster.
- Sebutkan dua item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini.
- Apakah “cookies” merupakan suatu cara yang lebih baik untuk mengukur penggunaan tampilan situs ?
B. Kuesioner
Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Kuesioner ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka.
Kelebihan teknik kuesioner:
- Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.
- Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.
- Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak.
- Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.
- Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.
- Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.
- Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan kuesioner
- Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.
Tipe Kuesioner
Ada dua jenis format kuesioner, yaitu Format Bebas (Free Format) dan Format Pasti (Fixed Format). Dalam suatu kuesioner dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau gabungan dari keduanya.
Kuesioner format bebas berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang sudah disediakan.
Contoh:
Sebutkan metode-metode yang Anda rasa tepat untuk memperbaiki masukan-masukan yang mengandung kesalahan. _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
2. Kuesioner Format Pasti
Kuesioner tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.
Sebutkan metode-metode yang Anda rasa tepat untuk memperbaiki masukan-masukan yang mengandung kesalahan. _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
Kuesioner tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.
A. Check-off Questions
Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.
Mana yang menjadi pemasok dari perangkat keras Anda ?
_____ Compaq _____ IBM
_____ Univac _____ Macintosh
Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.
Mana yang menjadi pemasok dari perangkat keras Anda ?
_____ Compaq _____ IBM
_____ Univac _____ Macintosh
B. Yes/NO Questions
Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab “Ya” atau “Tidak”.
Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab “Ya” atau “Tidak”.
C. Opinion/choice Questions
Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.
Bagaimana pendapat Anda tentang komputerisasi yang akan dilakukan ini ?
1 = Sangat setuju
2 = Setuju
3 = Kurang Setuju
4 = Tidak setuju
5 = Sangat tidak setuju
Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.
Bagaimana pendapat Anda tentang komputerisasi yang akan dilakukan ini ?
1 = Sangat setuju
2 = Setuju
3 = Kurang Setuju
4 = Tidak setuju
5 = Sangat tidak setuju
Sumber Referensi :
- http:// www.docstoc.com/docs/102289143/DFD-20part-202. 6 Januari 2013.
- Hartono. Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain.Andi Offset.Yogyakarta.
- Pohan. I., Husni.1997.Pengantar Perancangan Sistem.Penerbit Erlangga.Jakarta.
- Raymond Mc. Leod, Jr.2001.Sistem Informasi Manajemen.PT Prehalindo.Jakarta.
- HM., Jogianto. 1989. ANALISA & DISAIN Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit ANDI Yogyakarta. Yogyakarta.