Kamus Data

Pengertian Kamus Data Sebuah kamus data digunakan untuk mencatat semua potongan informasi tentang sistem (tekstual atau numerik) yang tidak dapat direkam pada diagram. Ini adalah struktur yang mendasari dan yang menghubungkan berbagai tampilan sistem yang disajikan oleh berbagai jenis diagram (Yeates, 2004).

Kamus Data adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi (jogiyanto, 1990). 

Kamus Data digunakan untuk :

1. Merancang Input
2. Merancang laporan- laporan dan database

Kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan- laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang terdapat pada data flow diagram. (Jogiyanto, 1990).

Kamus data (KD) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat digunakan untuk:

1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data

KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis sistem, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem. 

Yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD.

KD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:

• Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD
• Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran (misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos)
• Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data
• Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran
• Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan (yang akan menjadi titik perhatian dalam entity-   relationship diagram)

Gambaran bagaimana hubungan antara DAD dan KD :

Gambar Kamus Data Terhubung DFD 

Kamus data dibuat dengan memperhatikan dan menggambarkan muatan aliran data, simpanan dataa dan proses-proses seperti pada gambar di atas. Setiap simpanan data dan aliran data bisa ditetapkan dan kemudian diperluas sampai mencakup detail-detail elemen yang dimuatnya. Logika dari setiap proses ini bisa digambarkan dengan menggunakan data yang mengalir menuju dan keluar dari proses tersebut.

Elemen-elemen data

Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:

1. Nama arus data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD.

2. Alias 

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya. 

Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

3. Bentuk data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir:

• Dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu dokumen atau formulir.
• Hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer;
• Hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimanya;
• Hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya berbentuk suatu variabel.
• Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field (item data).

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor, variabel, parameter, field.

4. Arus data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan ini perlu dicatat di KD agar mudah mencari arus data di DFD.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD, maka

bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Misalnya

nama dari arus data adalah Tembusan Permintaan Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

6. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses  dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus daa. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. 

Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

8. Struktur data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa saja.

Contoh : KD untuk arus data Tembusan Permintaan Persediaan dapat dibuat dari DAD sebagai berikut:

Menggambarkan Struktur Data (kamus data komposit)

Pada kebanyakan sistem dalam dunia nyata (dimana kita bekerja), kadang-kadang elemen data terlalu kompleks utuk didefinisikan. Kekompleksan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumah elemen data yang lebih sederhana. 

Kemudian elemen dat yang lebih sederhana tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan yang relevan (yang sifatnya elementer). Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umumnya digunakan dalam menganalisas sistem dengan menggunakan sejumlah simbol yaitu:

Contoh perancangan alat input untuk Tembusan Permintaan Persediaan :

Untuk mengecek kebenaran (kelengkapan, konsistensi dan kontradiksi) dari kamus data, maka dapat digunakan testing dengan sejumlah pertanyaan sebagai berikut:

1. Apakah semua aliran dalam DFD sudah didefinisikan dalam kamus data?
2. Apakah semua komponen elemen data sudah didefinisikan?
3. Adakah elemen data yang didefinisikan lebih dari satu kali?
4. Apakah semua notasi yang digunakan pada kamus data sudah dikoreksi?
5. Adakah elemen data dalam kamus data tidak menjelaskan sesuatu dalam data flow diagram, entity relation atau state transition diagram?

Membangun kamus data adalah salah satu dari sejumlah aspek analisa yang paling banyak menghabiskan waktu. Tetapi kamus data juga merupakan salah satu aspek terpenting, tanpa kamus data yang mendefinisikan semua terminologi maka presisi sistem akan menjadi harapan kosong belaka.

Sumber Referensi :

1. http:// www.docstoc.com/docs/102289143/DFD-20part-202. 6 Januari 2013.
2. Hartono. Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain.Andi Offset.Yogyakarta.
3. Pohan. I., Husni.1997.Pengantar Perancangan Sistem.Penerbit Erlangga.Jakarta.
4. Raymond Mc. Leod, Jr.2001.Sistem Informasi Manajemen.PT Prehalindo.Jakarta.
5. HM., Jogianto. 1989. ANALISA & DISAIN Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit ANDI Yogyakarta. Yogyakarta.