Awal Perencanaan Proyek

Sebelum melakukan pelaksanaan suatu proyek, aktivitas pengelolaan atau kegiatan manajemen proyek awal adalah menyusun perencanaan yang matang. Perencanaan proyek disusun untuk menentukan tujuan dari sebuah proyek yang ingin dicapai. Selain itu perencanaan proyek juga menyusun metode yang sesuai dan segala hal yang berkaitan dengan administrasi  sebagai acuan dalam penerapan pelaksanaan proyek.

Fungsi perencanaan dalam manajemen proyek dilaksanakan agar keberjalanan dan hasil proyek sesuai dengan kriteria yang ditetapkan yang meliputi deadline, kualitas hasil, anggaran, serta keselamatan kerja. Aktivitas dalam perencanaan proyek seperti studi kelayakan, rekayasa area, penyusunan metode pelaksanaan, dan standard kerja (waktu, anggaran, keselamatan dan kesehatan, lingkungan kerja, sumber daya, manajemen resiko, manajemen proyek sistem informasi).

Konsep Dasar Perencanaan Proyek

1. Bagaimana membangun perencanaan dengan tingkatan detil sesuai kebutuhan.
2. Perlu didefinisikan milestones (tahapan-tahapan), kebutuhan guna memudahkan persiapan dan memonitor rencana.
3. Sebagai panduan saat proyek dieksekusi

Pentingnya Perencanaan Proyek

1. Menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian
2. Efisiensi Operasi
3. Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek.
4. Memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan pengendalian

Tahapan Utama Perencanaan Proyek

1. Penentuan tujuan dan sasaran
2. Perencanaan operasional
3. Perencanaan evaluasi

Tahap 1 Penentuan Tujuan dan Sasaran

Didasarkan pada kebutuhan organisasi atau permasalahan yang sedang dihadapi.

1. Kebijakan, Bertujuan untuk membahas kebijakan-kebijakan yang dapat disediakan oleh pihak manajemen untuk mendorong kesuksesan pelaksanaan proyek.
2. Konsep desain, Membahas rencana pelaksanaan proyek yang mengarah pada desain solusi, metode, atau pendekatan untuk memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan dengan baik.

Tahap 2 Perencanaan operasional

1. Struktur organisasi
2. Work Breakdown Structure (WBS), Penyusunan tahapan pekerjaan, dari pekerjaan yang utama hingga pekerjaan pendukungnya (digambarkan menggunakan Gantt chart)
3. Anggaran (budget), Menyusun anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
4. Jadwal, Merencanakan waktu mulai dan berakhirnya proyek
5. Sumber daya manusia, Menentukan jumlah personil yang akan dilibatkan sesuai dengan karakteristik keahlian dan peran yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proye
6. Jaminan kualitas, Menentukan rencana pengawasan untuk setiap proses pekerjaan yang sedang berjalan dan untuk setiap hasil dari proses yang bersangkutan

Tahap 3 Perencanaan evaluasi

Pada akhir pelaksanaan proyek akan dilakukan penilaian atas hasil kerja atau pencapaian projek.

Perencanaan yang disusun adalah tentang tata cara penilaian (tools) yang digunakan untuk mengukur.

Project Planning

Lingkup Proyek (Project Scope)

1. Semua pekerjaan yang dikembangkan dalam menghasilkan produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menbentuk kesemuanya
2. Project Scope  termasuk suatu proses yang dikembangakan untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek.
3. Mencakup penilaian terhadap stabilitas yang diharapkan ruang lingkup proyek (yaitu, seberapa besar kemungkinan untuk berubah, seberapa  sering, dan seberapa banyak).
4. Mencakup gambaran yang jelas tentang bagaimana perubahan ruang lingkup akan diidentifikasi dan diklasifikasikan.

Hal-hal yang Berkaitan dengan Project Scope

1. Plan Scope/Collect Requirement
Merupakan proses untuk menyusun dokumen sebagai dasar penilaian proyek yang akan dilaksanakan, termasuk kriteria-kriteria yang ditetapkan apabila proyek atau fase dalam proyek telah diselesaikan.

2. Define Scope

• Mendefinisikan lebih lanjut pekerjaan pekerjaan apa yang diperlukan pada proyek dan kemudian merinci menjadi satuan-satuan pekerjaan.
• Aktivitas memecah pekerjaan menjadi satuan-satuan pekerjaan rinci.
• Output dari Scope Definition adalah tersusunnya WBS (Work Breakdown Structure) proyek

3. Create WBS (Work Breakdown Structure)

• Struktur penguraian kerja (WBS) menetapkan proyek dengan membagi menjadi subkomponen utama, yang selanjutnya dibagi lagi menjadi komponen yang lebih detil dan akhirnya menjadi seperangkat aktivitas dan biaya terkait.
• Struktur penguraian utama umumnya menurun dalam ukuran dari atas ke bawah.

 

Struktur Penguraian Kerja Tingkat

1. Proyek
2. Tugas-tugas utama pada proyek
3. Subtugas-subtugas pada tugas utama
4. Aktivitas (paket kerja) yang harus dikerjakan

Contoh WBS  Pengembangan sistem operasi Windows Vista

1 1.0 Mengembangkan Windows Vista
2 1.1 Pengembangkan GUIs
3 1.2 Memastikan kesesuaian dengan versi Windows
4 1.21 Kesesuaian dengan Windows ME
5 1.22 Kesesuaian dengan Windows XP
6 1.23 kesesuaian dengan Windows 2000
7 1.231 Kemampuan mengimpor file

4. Verify Scope

• Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders.
• Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan.

Riset Proyek

Suatu penelitian/riset guna menilai apakah tugas dari pemberi order harus dibuat keseluruhan dari mulai nol atau hanya membuat sebagian atau bahkan hanya memperbaiki apa yang sudah ada

• Riset tersebut hasilnya dituangkan dalam sebuah feasibility plan.
• Tujuan akhir dari suatu riset adalah berupa: kesimpulan, penemuan, fakta, atas suatu perencanaan, keputusan atau penerapan tentang suatu hal.

Tahapan Kegiatan Riset

1. Tentukan tujuan riset / Concept Definition Statement
2. Tentukan sumber daya yang akan digunakan dalam riset
3. Pendelegasian
4. Mulai bekerja
5. Merangkumkan hasil riset dan informasi yang diperoleh dalam catatan yang terstruktur
6. Mengorganisasikan dokumen-dokumen hasil riset
7. Mengadakan penelaahan ulang (review) dengan pemberi order untuk mendapat masukan (feed-back) tentang apa yang dimaksud apakah sudah sesuai dengan keinginan.

Rencana Kelayakan

1. Merupakan kegiatan berupa studi kelayakan yang menghasilkan dokumen berisi hasil riset yang telah dilaksanakan sebelumnya.
2. Dokumen ini akan memuat seluruh pandangan dan fakta untuk menentukan validitas atau ruang lingkup proyek yang diajukan
3. Dokumen ini harus disesuaikan dengan kebutuhan pihak manajemen, sehingga isinya harus faktual, lugas dan teratur.

Dokumen Kelayakan

Digunakan untuk memberikan gambaran yang sesungguhnya, apakah proyek tersebut memang layak dan dapat dilaksanakan dengan baik.

Informasi yang terdapat dalam dokumen:

1. Executive summary (ringkasan eksekutif)
2. Product (produk)
3. Audience impacted (pihak-pihak yang terkena dampak)
4. Financial obligations (dukungan keuangan)
5. Recommended actions (rekomendasi)

 

1. Ringkasan Eksekutif/Executive summary

• Berisikan ringkasan kegiatan proyek yang akan dilakukan, manfaat, biaya dan rencana pelaksanaannya.
• Bertujuan untuk menyampaikan gambaran tentang temuan-temuan yang didapatkan pada saat melakukan riset kelayakan serta meunjukkan hal-hal yang penting untuk diperhatikan

2. Produk/Product

Menyampaikan tentang keunggulan dan rekomendasi produk teknologi yang akan digunakan.

Berisi :

• Perbedaan antara produk yang direkomendasikan dan produk lain yang menjadi pesaing, Dukungan untuk produk tersebut
• Bagaimana produk tersebut dapat digabungkan dengan sistem yang telah ada sebelumnya
• Sejarah atau latar belakang vendor (produsen produk)
• Informasi tentang keberhasilan organisasi/perusahaan lain yang juga menggunakan produk yang sama
• Kelemahan, risiko atau konsekuensi yang mungkin muncul dari penggunaan produk tersebut

3. Pihak-Pihak Yang terkena Dampak/Audience impacted

Untuk menyampaikan hal-hal yang berkaitan tentang dampak yang ditimbulkan dari proses implementasi teknologi baru sebagai hasil pelaksanaan proyek

4. Dukungan Finansial/Financial obligations

Menyampaikan tentang biaya yang diperlukan untuk mengadakan teknologi baru. Penilaian terhadap dukungan finansial perlu dilakukan analisis kelayakan

Teknik untuk mengukur tingkat kelayakan

 
1. Payback Periode

• Mengukur waktu kembalinya investasi awal dari proyek.
• Cara mengukurnya adalah membagi nilai investasi awal dengan besarnya pemasukan tahunan.

2. Net Present Value

Digunakan untuk menghitung besarnya nilai uang yang diharapkan dari suatu proyek dengan cara menghitung pemasukan dan pengeluaran dimasa mendatang jika dicapai pada saat ini. NPV dapat memiliki nilai negatif yang berarti nilai uang mengalami penurunan (rugi) dan nilai positif untuk kondisi sebaliknya.

3. Break Event Analysis (BEA) 

Menghitung waktu yang diperlukan untuk mengembalikan modal awal.

HASIL PERENCANAAN PROYEK

Contoh Perencanaan Sofware Project Management Plan(SPMP)

ESTIMASI BIAYA DAN PENGANGGARAN PROYEK

Estimasi Biaya

1. Digunakan untuk menyusun angaran dan menjadi dasar untuk mengevaluasi performance proyek
2. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan tingkat pengeluaran aktual dengan tingkat pengeluaran yang dianggarkan
3. Kualitas estimate biaya sangat dipengaruhi oleh tersedianya data dan informasi, teknik dan metode yang digunakan, kecakapan dan pengalaman estimator serta tujuan pemakaian perkiraan biaya

Pendekatan Perkiraan Biaya dari Cara Pengumpulan Informasi

1. Perkiraan Biaya secara top-down

Para manajer akan memperkirakan biaya seluruh proyek dan hasilnya diberikan kepada manajer dibawahnya.

2. Perkiraan Biaya secara Bottom Up

Pendekatan yang dilakukan dengan melakukan perincian pekerjaan menjadi paket kerja yang detail.  Orang-orang yang akan terlibat dalam pengerjaan paket kerja tersebut diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelesaiannya

3. Kombinasi Top Down dan Bottom Up

Pendekatan ini merupakan pendekatan yang banyak digunakan dalam mengestimasi biaya

Permasalahan berkaitan dengan Estimasi Biaya

1. Menyusun estimasi untuk suatu proyek yang sangat besar adalah tugas yang sangat kompleks dimana estimasi harus dilakukan pada berbagai langkah-langkah/aktivitas pekerjaan dlm proyek.
2. Banyak orang yang melakukan estimasi hanya mempunyai sedikit pengalaman sebelumnya.
3. Banyak orang cenderung meremehkan kegiatan estimasi ini sehingga pada akhirnya banyak perkiraan yang bias/menyimpang. Penyimpangan ini dapat dihindari dengan melakukan review/tinjauan/presentasi anggaran biaya atau dengan pendapat untuk meyakinkan bahwa anggaran biaya tidak menyimpang.
4. Pihak manajemen biasanya menginginkan informasi jumlah biaya proyek dan bukan estimasi riil atas suatu proyek. MP harus melakukan negosiasi dengan pihak sponsor proyek untuk menentukan biaya proyek yang realistis

Penyebab terjadinya pembengkakan biaya

1. Informasi kurang akurat
2. Perubahan desain
3. Faktor Sosial Ekonomi
4. Jenis Kontrak Proyek

Hubungan Waktu dan Biaya

1. EV = Actual % compl. work * budgeted cost of work to date
2. CPI = EV / total cost of work to date
3. To-CPI = (Budget – BCWP) / (Estimated Cost at Completion – ACWP)
4. SPI = BCWP / BCWS
5. TCPI = (Budget – BCWP) / (EAC – ACWP)

Penjelasan

1. Earned Value (EV)

Jumlah uang yang dihitung dari nilai pekerjaan sampai pada saat kontrol dilakukan.

2. Cost Performance Index (CPI)

Perbandingan nilai pekerjaan yang diperoleh dengan total pengeluaran yang terjadi pada saat suatu kontrol dalam proyek diadakan

3. To-complete Performance Index

Besaran lainnya yang dapat dihitung dan berperan dalam menentukan apakah kinerja proyek harus ditingkatkan atau sudah memadai adalah Indeks Penyelesaian Kinerja

4. Actual Cost Work Performed (ACWP)

Biaya aktual pada saat kontrol

5. Schedule Performance Index (SPI)

Rasio antara keadaan di lapangan (nilai pekerjaan yang diperoleh) dengan rencana kerja anggaran mula-mula sampai dengan saat kontrol.

6. Budgeted Cost Work Scheduled (BCWS)  

Anggaran biaya total yang direncanakan sampai dengan saat kontrol)

7. Budgeted Cost Work Performed (BCWP)

Nilai biaya yang dikeluarkan sampai dengan saat kontrol

8. Espected cost At Completion (EAC)

Estimasi biaya pada saat selesai(besarnya EAC mungkin saja berbeda dengan anggaran awal   setelah adanya penyesuaian dalam perhitungan)

9. Budget

Anggaran awal untuk proyek

Hubungan waktu dengan biayadalam mekanisme pengawasan biaya proyek

Penganggaran Biaya

1. Merupakan tindakan bagaimana mengalokasikan sumberdaya terutama cost yang terbatas untuk berbagai kegiatan dalam suatu organisasi selama jangka waktu tertentu.
2. Sebagai pedoman tetapi juga sebagai alat kontrol untuk melihat sejauh mana penyimpangan yang terjadi pada biaya aktual terhadap yang direncanakan

Tujuan Penganggaran Biaya

1. Menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performace proyek dan pembiayaan kebutuhan proyek.
2. Cost baseline adalah suatu tahapan waktu dari budget yang digunakan oleh manajer proyek guna memastikan dan memantau penggunaan biaya.

Elemen-lemen Anggaran Biaya Proyek

1. Biaya  langsung

Biaya-biaya yang berhubungan langsung dengan jalannya proyek, harga-harga barang baik sofware maupun hadware, lisensi perangkat lunak dan jam kerja organisasi termasuk outsourcing.

2. Biaya tidak langsung

Biaya-biaya yang mendukung jalannya proyek

3. Biaya overhead dan administrasi serta Umum

Biaya-biaya yang tidak terkait langsung dengan pengerjaan pekerjaan proyek seperti misalnya biaya penyediaan sarana perumahan dan prasarana bagi pekerja, sewa bangunan, peralatan, asuransi dan lain-lain.

ORGANISASI TIM KERJA PROYEK

Kerangka pemahaman organisasi

1. Kerangka Struktural

• Menekankan pada struktur organisasi
• Berfokus pada kelompok-kelompok dan tanggung jawabnya
• Sangat rasional dan berfokus pada koordinasi dan pengendalian

2. Kerangka SDM

• Kerangka ini berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan-kebutuhan organisasi dan kebutuhan “orangnya.
• Kelemahan kerangka ini adalah rentan terhadap konflik kepentingan pribadi atau kelompok .

3. Kerangka Politis

• Kerangka ini mengasumsikan organisasi sebagai kumpulan berbagai individu dan kelompok yang memiliki kepentingan beragam.
• Masalah utama dari kerangka ini adalah konflik dan kekuatan

4. Kerangka Simbolik

• Berfokus pada simbol dan makna

Struktur utama organisasi untuk manajemen proyek

1. Struktur Organisasi Fungsional
2. Struktur Organisasi Proyek
3. Struktur organisasi Matriks

Macam Struktur Organisasi 

Pengaruh bentuk struktur organisasi pada pelaksanaan sebuah proyek

1. Struktur Organisasi Fungsional

Pengelompokan dalam organisasi ini dilakukan berdasarkan fungsi, seperti: teknik, keuangan, operasi, atau keuangan, umum, produksi dan pemasaran, dan sebagainya

Kelebihan Struktur Organisasi Fungsional

• Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan
• Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda
• Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.
• Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dari proyek atau organisasi induk.
• Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

Kelemahan Struktur Organisasi Fungsional

• Tidak adanya penanggungjawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek.
• Kurangnya penekanan pentingnya proyek.
• Lambat dalam menanggapi masalah di luar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional

2. Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek, dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. setiap proyek berada di bawah tanggunng jawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive Officer)

  

Kelebihan Struktur Organisasi Proyek

• Manajer proyek memiliki wewenang penuh
• Semua anggota tim secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek
• Rantai komunikasi menjadi pendek
• Terjadi pemanfaatan tenaga ahli dan proses kaderisasi bila ada proyek yang sejenis secara terus menerus
• Kewenangan yang terpusat maka pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat
• Adanya kesatuan komando
• Simpel dan mudah dilaksanakan
• Adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek

Kelemahan Struktur organisasi Proyek

• Memungkinkan terjadinya duplikasi sumberdaya
• Karena sifatnya yang berdiri sendiri maka menimbulkan biaya yang tinggi
• Adanya kemunginan terjadi penumpukan sumberdaya yang berlebihan
• Adanya masalah keberlangsungan sumberdaya manusia yang bekerja di proyek bila proyek telah selesai
• Ketidakkonsistenan prosedur dengan alasan memenuhi permintaan klien

3. Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah tanggung jawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing

Kelebihan:

• Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek
• Bila proyek itu rahasia maka kukungan informasi di dlm kelompok kerja itu sangat membantu dalam pengamannya

Kelemahan:

• Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas kalau pelaksana proyek ada yang sakit
• Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik
• Bila proyek selesai, maka organisasi dibubarkan akibatnya akan menimbulkan trauma pada sebagaian anggota dan bila diperlukan sudah tidak ada pelaksananya lagi.

Tim Proyek Terdiri dari:

1. Manajer proyek sebagai kepala tim proyek

Tugas : mengelola berbagai macam kegiatan, sejumlah besar tenaga kerja dan tenaga ahli terutama dalam aspek perencanaan. pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu.

2.Tim proyek 

Tugas : bertugas penuh (full time) untuk proyek

Kriteria Manajer Proyek Bergairah terhadap tantangan, yaitu:

MP harus memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi tantangan juga harus dapat meyakinkan kepada bawahan bahwa persoalan-persoalan tersebut adalah wajar dan merupakan tantangan yang harus dihadapi.

Harus mengantisipasi  persoalan dengan tidak jemu-jemunya mengkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pemecahannya

• Menguasai aspek hubungan antara manusia karena adanya hubungan vertikal dan horizontal
• Generalisasi dan spesifikasi. yaitu menguasai keseluruhan kegiatan agar tercipta sinkronisasi kegiatan di bidang-bidang fungsional menjadi suatu kegiatan yang terpadu
• Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power

MEREVISI RENCANA PROYEK

Tiga jenis kesalahan yang berkaitan dengan Teknologi Informasi

1. Kesalahan teknis  (technical error) yang berkaitan dengan kualitas teknis yang rendah
2. Kesalahan fungsional (functionality error) yang berkaitan dengan ketidaksesuaian antara fungsi teknologi dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
3. Kesalahan manusia  (human error) yang secara garis besar berkaitan dengan kemampuan  (skill)  dan kemauan (motivation)  karyawan untuk menggunakan teknologi tersebut

Alasan utama clien/perusahaan memutuskan tidak menyelesaikan proyek

1. Perubahan kebutuhan bisnis
2. Penyelesaian yang tidak sesuai komitmen
3. Proyek tidak lagi menjadi prioritas
4. Proyek menghabiskan dana melebihi anggaran
5. Proyek tidak selesai dalam waktu yang cukup jauh dari perencanaan

Penyebab Kegagalan Proyek

1. Scope
2. Time
3. Cost
4. Quality
5. Human resource
6. Communication
7. Risk
8. Project Change

Faktor Perubahan

1. Perubahan ruang lingkup bertujuan dari manajemen perubahan ruang lingkup untuk mengidentifikasi dan mengelola perubahan secara efektif dan juga melindungi tim dari perubahan yang dilakukan setelah komitmen untuk jadwal dan anggaran yang disetujui.
2. Perubahan Konfigurasi berupa manajemen konfigurasi adalah identifikasi, pelacakan dan mengelola seluruh aset dari proyek, dan karakteristik dari asset
3. Perubahan lain-lain.

Opsi Penanganan Perubahan

1. Negoisasi pengurangan scope
2. Menambah kerugian untuk mempertahankan image 
3. Cut of  project

1. Negosiasi Pengurangan Scope Proyek

2. Menambah Kerugian Untuk Mempertahankan Image

3. Cut The Project

Tahapan Pengembangan Software(Software Development Life Cycle) 

1. Fase Planning 

• Merupakan tahapan yang fundamental dari pengembangan sistem informasi.
• Fase ini akan menjawab pertimbangan-pertimbangan mengapa sistem informasi tersebut perlu dibangun serta menentukan bagaimana tim pengembangan sistem informasi akan mengembangkan sistem informasi tersebut.

2. Fase Analysis

Fase ini akan menjawab pertanyaan tentang siapa yang akan menggunakan sistem ini (who), apa yang harus dapat dilakukan oleh sistem ini (what) serta dimana dan kapan sistem ini akan digunakan (where and when)

3. Fase Design

Menentukan bagaimana sistem akan beroperasi dalam konteks  hardware, software,  infrastruktur jaringan komputer, menentukan  user interface,  form dan  report  serta program, database dan file-file tertentu yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi

4. Fase Implementation

Merupakan fase inti dari keempat fase diatas, dimana pada fase ini tim proyek akan melakukan pembangunan dan verifikasi sistem informasi yang dibangun sesuai dengan scope yang sudah ditentukan pada ketiga fase sebelumnya.

Kostumisasi Proyek

Prinsip: modifikasi dari sistem yang sudah ada, sehingga sebisa mungkin tidak dilakukan perubahan mendasar pada struktur  database, cukup menambah atau mengurangi field  dan atau penambahan beberapa tabel yang dibutuhkan.

Fase Kostumisasi Software

1. Fase System Planning
Melakukan analisis gap untuk melihat sejauh mana perbedaan antara business process yang saat ini berjalan dengan alur sistem yang terdapat pada software

Fase Kostumisasi Software

2. Fase System Design

• Menentukan desain kustomisasi sistem yang dibutuhkan berdasarkan kustomisasi alur proses pada fase 1
• Tahap ini, activity diagram dan class diagram (ER-Diagram) sudah cukup untuk membuat desain kustomisasi sistem untuk dapat dikustom oleh programmer.

Fase Kostumisasi Software

3. Fase Implementation

• Pada fase ini akan dilakukan kustomisasi software berdasarkan alur proses dan desain yang telah didefinisikan pada fase 1 dan 2.
• Setelah itu pada fase ini juga akan dilakukan software testing dan bugs fixing untuk memastikan kualitas output proyek sesuai dengan kebutuhan user, kemudian diakhiri dengan Go-Live yang menandakan software sudah siap dipakai

Penyebab Kegagalan Kostumisasi proyek

1. Alur proses sistem yang masih terus berubah walaupun sudah memasuki fase implementation dikarenakan tidak adanya manajemen proyek yang membatasi scope alur sistem di fase 1.
2. Area kustomisasi yang juga terus berkembang diakibatkan tidak terkontrolnya scope proyek (area kustomisasi).
3. Tingginya turn over tim proyek, khususnya programmer, pada setiap fase kustomisasi
4. Kualitas software testing yang tidak terkoordinasi sehingga bugs dan error masih muncul pasca Go Live.
5. Kustomisasi dilakukan tanpa perencanaan yang matang, cenderung ad-hoc dan menggunakan pendekatan extreme programming.
6. Transfer knowledge yang buruk pada saat user training sehingga learning curve menjadi panjang.

Demikian artikel mengenai Awal Perencanaan Proyek, semoga informasi yang diberikan bermanfaat.