Sistem informasi mempunyai peranan yang sangat penting, semakin pesat perkembangan suatu perusahaan, maka sistem informasinya juga mempunyai peranan yang semakin penting. Tuntutan keberadaan sistem informasi yang semakin baik adalah akibat adanya tuntutan perkembangan perusahaan, perkembangan teknologi, kebijakan pemerintah, perubahan prosedur serta tuntutan kebutuhan informasi.
Adapun pengertian pengembangan sistem informasi, adalah:
- Pengembangan sistem informasi adalah kumpulan kegiatan para analisis sistem, perancang dan pemakai yang mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi
- Pengembangan sistem informasi adalah tahapan kegiatan yang dilakukan selama pembangunan sistem informasi
- Pengembangan sistem informasi adalah proses merencanakan, mengembangkan dan mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi dan mmenggunakan metode, teknik dan alat bantu pengembangan tertentu.
Pengembangan SI perlu dilakukan, hal tersebut disebabkan oleh beberapa hal:
- Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama.
- Untuk meraih kesempatan-kesempatan
- Adanya instruksi dari pimpinan/ adanya peraturan pemerintah
Pengembangan sistem informasi dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3(tiga) sampai 5 (lima) tahun.
MODEL PENGEMBANGAN SISTEM
Pendekatan suatu pengembangan sistem yang sederhana, lebih dikenal sebagai model air terjun (waterfall model). Model air terjun ini mendeskripsikan alur proses pengembangan sistem informasi seperti tampak pada gambar 9.1. sebagai berikut
Pekerjaan pengembangan sistem dengan model air terjun dimulai dengan pembuatan spesifikasi kebutuhan suatu sistem. Setelah spesifikasi kebutuhan ini selesai, lantas dilakukanlah suatu analisis dan deskripsi logika sistem/ analisis dan deskripsi logika sistem yang dibuat secara bersama-sama dengan spesifikasi kebutuhan.
Rancangan sistem kemudian diselesaikan dan diikuti dengan implementasi modul yang lebih kecil. Modul-modul ini pertama-tama diuji secara sendirisendiri dan kemudian secara bersama-sama. Ketika pengujian integrasi terakhir telah diselesaikan, keseluruhan sistem dapat diserahkan ke pemakai serta dimulailah tahap pemeliharaan.
Model air terjun ini memberi penekanan bahwa seseorang harus menyelesaikan suatu tahap sebelum masuk ke tahap berikutnya. Model air terjun ini telah memberikan pengaruh besar pada metode rekayasa perangkat lunak.
Model ini sebenarnya tidak pernah dimaksudkan untuk dilaksanakan secara kaku pada saat pertama kali diperkenalkan. Akan tetapi, belakangan disadari bahwa model air terjun ini harus direvisi agar benar-benar menggambarkan siklus pengembangan sistem.
Problem utama model air terjun ini dalam kebanyakan kasus adalah pada tahap pemeliharaan. Dalam kenyataannya, tahap pemeliharaan mengandung juga spesifikasi kebutuhan, analisis, dan perancangan baru berikutnya Karena itu, berbagai model baru dikembangkan untuk menggambarkan kenyataan tersebut Diantara berbagai model yang ada.
Model yang paling populer adalah model spiral. Model spiral dapat menggambarkan bagaimana suatu versi dapat dikembangkan secara bertingkat (incremental), seperti tampak pada gambar 9.2.
Menurut R. Eko Indrajit di dalam bukunya "Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi", menyatakan bahwa pengembangan sistem informasi dapat dikategorikan dalam tiga kelompok besar, yaitu:
- Proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi (mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN dan WAN).
- Implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di perusahaan, mulai dari perangkat lunak kecil seperti produkproduk ritel Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi yang berbasis teknologi tinggi.
- Perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized software), baik oleh internal organisasi maupun kerja sama dengan pihak luar, seperti konsultan dan software house.
TAHAP-TAHAP PENGEMBANGAN S.I
Lepas dari perbedaan karakteristik yang melatarbelakangi ketiga jenis pengembangan tersebut, secara garis besar ada enam tahap yang biasa dijadikan sebagai batu pijakan/ model dalam melaksanakan aktivitas pengembangan tersebut, yaitu: perencanaan, analisis, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi seperti digambarkan pada diagram (gambar 9.3)
Tahap Perencanaan/ Survei
Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat dan sebagainya.
Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:
- Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan ataupun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini? unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.
- Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal.
- Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/ paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi.
Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal
Dalam gambar 9.3 dibawah ini merupakan model grafik pada tahap perencanaan pengembangan sistem, Pada tahap awal pengembangan sistem, sistem analis bertindak sebagai spesialis informasi yang bertanggungjawab untuk bekerja sama dengan pengguna. Anggota tim lainnya, seperti pengelola database dan spesialis jaringan, berperan sebagai pendukung.
Kegiatan-kegiatan dalam tahap perencanaan di sini, meliputi antara lain:
- Perumusan awal terhadap kebutuhan rinci atau target yang harus dicapai dari proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan.
- Penyusunan proposal.
- Penentuan metodologi dan sistem informasi yang digunakan.
- Penunjukan tim untuk proyek yang akan dilaksanakan.
- Instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan
- Identifikasi kendala-kendala sistem.
Ada dua pihak yang terlibat langsung dalam perencanaan ini, yaitu pihak yang membutuhkan sistem informasi dan pihak yang akan melakukan perancangan atau penyusunan sistem informasi.
Keluaran (output) yang harus dihasilkan dalam tahap ini adalah jadwal detail dari kelima tahapan berikutnya (khusunya yang menyangkut masalah waktu untuk penyelesaian), target yang dapat disampaikan, personil yang bertanggung jawab, aspek-aspek keuangan, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya yang dipergunakan dalam proyek.
Tahap Analisis
Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis/ manajemen dan aspek teknologi. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.
Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah sistem informasi terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
- Menetapkan rencana penelitian sistem
- Mengorganisasikan tim proyek
- Mendefinisikan kebutuhan informasi
- Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
- Menyiapkan usulan rancangan sistem
- Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.
Tahap Desain
Tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya.
Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen, dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponenkomponen organisasi yang terkait, seperti: standard operating procedures (SOP), struktur organisasi, kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM, dan sebagainya. Langkah-langkah tahap rancangan sistem mencakup:
- Menyiapkan detail rancangan sistem
- Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi/rancang bangun sistem
- Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
- Memilih konfigurasi terbaik
- Menyiapkan usulan penerapan/aplikasi
- Menyetujui atau menolak aplikasi sistem
Tahap Konstruksi
Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien.
Bagaimanapun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan.
Tahap Implementasi
Secara umum tujuan dari tahapan ini adalah untuk melaksanakan uji coba atas konsep pengembangan sistem yang telah disusun. Dalam tahapan ini kegiatan dititikberatkan pada penelitian apakah konsep sistem yang telah disusun itu dapat dilaksanakan dengan benar/tidak.
Keluaran yang dihasilkan adalah suatu rekomendasi uji coba atas hasil penelitian selama pelaksanaan uji coba dalam jangka waktu tertentu. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:
- Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi
- Mengumumkan rencana implementasi
- Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak
- Menyiapkan database
- Menyiapkan fasilitas fisik
- Memberikan pelatihan dan workshop
- Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem)
- Penggunaan sistem baru
Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan.
Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang
Tahap Pasca Implementasi
Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem.
Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem kepengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem.
Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.
Durasi Pengembangan Sistem
Sebagaimana sudah dijelaskan, pengembangan sistem informasi meliputitahap-tahap yang telah diuraikan sebelum ini, dimana pengembangan sistem selalu terjadi secara inkremental. Pengembangan sistem baru biasanya diawali dari suatu ketidakjelasan.
Dari berbagai model pengembangan yang ada, kita harus menggunakan model pengembangan yang dapat membantu kita untuk mencapai proses pengembangan yang mantap. ldealnya, untuk mencapai maksud tersebut, kita seharusnya bekerja cukup lama dalam tahap analisis, untuk
memahami sistem secara keseluruhan. Akan tetapi, di tahap ini kita tidak boleh terlalu lama membahas hal-hal rinci yang sebenarnya akan dimodifikasi dalam tahap berikutnya, yaitu perancangan. Dengan kata lain, sebenarnya, secara relatif sebagian besar waktu yang dicurahkan dalam pengembangan sistem adalah pada tahap analisis.
Dalam pengembangan sistem, pada awalnya hanya sedikit saja SDM yang terlibat, yaitu dalam tahap analisis dan perancangan. Aktivitas ini biasanya dilakukan secara berulang. Ketika struktur sistem semakin mantap, semakin banyak SDM dilihatkan dalam implementasi dan pengujian.
Namun, sering kali terjadi, aktivitas analisis dan perancangan terjadi juga ketika pengujian dilakukan. Pada tahap ini, perubahan penting dalam analisis dan perancangan harus dilakukan.
CARAMENGEMBANGKAN S.I
Ada banyak cara dalam mengembengkan sistem informasi, seperti insourcing,prototyping, pemakai paket perangkat lunak.
1. Insourcing
Merupakan pekerjaan yang dilakukan dengan memanfaatkan spesialis yang ada dalam perusahaan tersebut. Contohnya adalah usaha pengembangan ICT dalam perusahaan, dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing). Pada umumnya, alasan utama dari penerapan in-sourcing adalah faktor biaya.
Keuntungan pengembangan sistem informasi melalui pendekatan in-sourcing
- Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
- Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih
- Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport dan lain-lain.
- Kedekatan departemen IT dan end user akan mempermudah komunikasi dalam pengembangan sistem.
- Pengembangan sistem dilakukan oleh orang IT, sehingga penerapan software/hardware relatif lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Biaya yang lebih murah karena tidak ada kontrak.
- Respon yang cepat ketika terjadi masalah dalam sistem karena yang menangani masih dalam perusahaan yang sama .
- Fleksibel, karena perusahaan dapat meminta perubahan sistem pada karyawannya sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
Kelemahan Penggunakan in-sourcing
- Perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.
- Mengurangi fleksibilitas strategi.
- Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.
- Kinerja karyawan cenderung menurun ketika sudah menjadi pegawai tetap, karena faktor kenyamanan yang dimiliki pegawai tetap.
- Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target.
- Kebocoran data yang dilakukan oleh karyawan IT, dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas.
- End user tidak terlibat secara langsung, sehingga terdapat kemungkinan hasil implementasi sistem tidak sesuai dengan kebutuhan end user.
2. Prototyping
Merupakan suatu pendekatan yang membuat suatu model yang memperlihatkan fitur-fitur suatu produk, layanan, atau sistem usulan. Modelnya dikenal dengan sebutan prototipe.
Keuntungan pengembangan sistem informasi melalui pendekatan Prototyping
- End user dapat berpartisipasi aktif
- Penentuan kebutuhan lebih mudah diwujudkan
- Mempersingkat waktu pengembangan SI
- Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan
- Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan
- Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem
- Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem
- Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.
Kelemahan penggunaan prototyping
- Proses analisis dan perancangan terlalu singkat
- Mengesampingkan alternatif pemecahan masalah
- Bisanya kurang fleksible dalam mengahadapi perubahan
- Prototype yang dihasilkan tidak selamanya mudah dirubah
3. Pemakai paket perangkat lunak
Pada prakteknya, sebuah paket perangkat lunak seringkali belum sesuai dengan semua kebutuhan perusahaan. Namun, adakalanya kemampuan yang ditawarkan sebuah paket perangkat lunak jauh melebihi dari kebutuhan.
Oleh karena itu, diperlukan pula tindakan untuk mengidentifikasi perbedaan antara kemampuan yang ditawarkan paket perangkat lunak dengan kebutuhan perusahaan. Pada keadaan seperti ini, tentu saja modul-modul yang sekiranya belum diperlukan dapat tidak dibeli.
Keuntungan pengembangan sistem informasi melalui pemakaian perangkat lunak
- Menurangi kerja untuk perancangan, pemprograman, installasi dan pemeliharaan
- Dapat menghemat waktu dan biaya jika yang dikembangkan adalah aplikasi bisnis yang umum
- Mengurangi kebutuhan sumber daya internal bidang sistem informasi
Kelemahan
- Kemungkinan tidak cocok dengan kebutuhan organisasi yang bersifat unik
- Kemungkinan tidak dapat melakukan beberapa fungsi bisnis dengan baik
- Pencocokan dengan kebutuhan menaikan biaya pengembangan
4. Selfsourcing
Merupakan suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja pada suatu area fungsional dalam organisasi dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini juga dikenal dengan end-user computing atau end-user development.
Keuntungan
- Pemakai mengendalikan pembuatan sistem
- Menghemat waktu dan biaya pengembangan
- Mengurangi ketertinggalan aplikasi yang dikehendaki
Kelemahan
- Dapat membuat sistem informasi berkembang biak tanpa dapat dikendalikan
- Sistem tidak selalu memenuhi dengan standar jaminan mutu
5. Outsourcing
Pelimpahan suatu proses bisnis kepada pihak di luar organisasi yang dianggap mahir dibidang tersebut. Perusahaan mengambil pendekatan ini untuk lebih fokus meningkatkan performa “core competency” perusahaan.
Misalnya perusahaan konsultan keuangan dengan 100 karyawan, yang menyerahkan urusan terkait IT, termasuk penyewaan, pemeliharaan komputer, pembuatan program dan sebagai, kepada suatu perusahaan outsource IT, sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain.
Keuntungan perusahaan yang menggunakan pendekatan outsource dalam mengembangkan sistem informasinya adalah :
- Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya.
- Dapat melakukan alih skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
- Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang
- Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan teknologi yang terbaru,sehingga dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan pengguna.
- Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
- Bahasa pemrograman dan database disesuaikan dengan software yang sudah ada, sehingga menjadi seragam
- Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada, karena staff IT mengetahui source codenya. Dengan tambahan keuntungan yaitu ditangani oleh tim yang lebih profesional di bidangnya, sehingga software yang dikembangkan lebih bagus kualitasnya.
- Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena risiko kegagalan dapat diminimalisir
Kelemahan perusahaan yang menggunakan pendekatan outsource antara lain :
- Biayanya lebih mahal dibandingkan mengembangkan sendiri
- Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan di masa yang akn datang
- Menurunkan kontrol perusahaan terhadap SI yang dikembangkan.
- Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
- Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.
Demikian artikel mengenai Pengembangan sistem informasi, semoga informasi yang diberikan bermanfaat.